Genomför upphandlingen

När ni som upphandlande organisationen avser att ingå ett säkerhetsskyddsavtal måste ni utan dröjsmål anmäla det till den som beslutar om placering i säkerhetsklass och till tillsynsmyndigheten. Vem som beslutar om placering i säkerhetsklass framgår av säkerhetsskyddslagstiftningen och beror bland annat på vilken upphandlande organisation och säkerhetsklass det handlar om. Ni ska anmäla igen efter att ni har tecknat säkerhetsskyddsavtalet och när det upphör att gälla.  

När det står klart vilken leverantör ni ska ingå säkerhetsskyddsavtal med ska ni uppdatera säkerhetsskyddsbedömningen och lämplighetsprövningen. Om det framkommer att underleverantörer ska användas, uppdatera den särskilda säkerhetsskyddsbedömningen med uppgifter om det. 

Lämplighetsprövningen ska innefatta en bedömning av om leverantören är så tillförlitlig som krävs för att få tillgång till den säkerhetskänsliga verksamheten. Det kan ni förstås i regel bedöma först när det står klart vem ni avser att ingå säkerhetsskyddsavtal med.  

Om en leverantör har för avsikt att använda underleverantörer ska ni som upphandlande organisation även bedöma om underleverantörerna är tillräckligt tillförlitliga från säkerhetsskyddssynpunkt.   

Om ni inledde samråd med tillsynsmyndigheten inför upphandlingen ska ni skicka information om leverantören (och eventuella underleverantörer) till tillsynsmyndigheten. Ni får i normalfallet ge leverantören (eller eventuella underleverantörer) tillgång till den säkerhetskänsliga verksamheten först efter att tillsynsmyndigheten har beslutat att avsluta samrådet utan krav på vidare åtgärder.  

När är det dags att ingå säkerhetsavtal? Tidpunkten styrs främst av vilket upphandlingsförfarande ni valt och av när leverantörer (eller eventuella underleverantörer) kan komma att få tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller säkerhetskänslig verksamhet i övrigt.  

Läs mer om tidpunkt för säkerhetsskyddsavtal i avsnitten Välj upphandlingsform och Välj upphandlingsförfarande på sidan Förbered upphandlingen.

Efter anbudsutvärdering tilldelas vinnande leverantör(er) kontraktet eller ramavtalet, och ni ingår säkerhetsskyddsavtal om ni inte redan har gjort det. Parallellt avslutar ni eventuella övriga säkerhetsskyddsavtal med leverantörer som inte blivit tilldelade och eventuell erinran om tystnadsplikt undertecknas.  

I de fall ni redan har ingått säkerhetsskyddsavtal tidigare i processen, till exempel vid tvåstegsförfarande, reviderar ni det tidigare ingångna säkerhetsskyddsavtalet med den vinnande leverantören och eventuella underleverantörer och färdigställer det inför tecknandet av kontraktet eller ramavtalet, se mer om detta nedan. Om det nu, för uppdragets utförande, behövs ett säkerhetsskyddsavtal med annan nivå (till exempel nivå 1) än under anbudsskedet (till exempel nivå 2) avslutar ni det tidigare säkerhetsskyddsavtalet och ersätter det med det som ska gälla under avtalstiden.  

Säkerhetsprövning och utbildning av leverantörens (och eventuella underleverantörers) personal genomförs i enlighet med det gällande säkerhetsskyddsavtalet. 

Säkerhetsskyddsavtal bör som regel ingås före kontraktet eller ramavtalet. På så sätt säkerställer ni att leverantören (och eventuell underleverantör) inte får tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller säkerhetskänslig verksamhet i övrigt innan en säkerhetsprövning har skett och övriga eventuella krav på säkerhetsskydd uppfyllts.  

Det kan finnas situationer där ni bedömer att ni behöver ingå ett ramavtal eller kontrakt innan ni ingår säkerhetsskyddsavtalet. Det kan vara av olika anledningar, till exempel stor tidsnöd eller för att undvika överprövning efter att avtalsspärr löpt ut. Ni som upphandlande organisation bör i dessa fall villkora kontraktets eller ramavtalets giltighet med att ett säkerhetsskyddsavtal ska ha tecknats.   

Det är viktigt att ni inte ger någon tillgång till säkerhetskänslig verksamhet innan ni har ingått ett säkerhetsskyddsavtal med leverantören. Om ni som upphandlande organisationen åsidosätter detta kan tillsynsmyndigheten komma att besluta om sanktionsavgift enligt säkerhetsskyddslagstiftningen.  

Ni behöver också identifiera och hantera de risker som det kan medföra att ingå ramavtalet eller kontraktet före säkerhetsskyddsavtalet. Exempel på risker kan vara  

• att parterna börjar tillämpa kontraktet eller ramavtalet innan säkerhetsskyddsavtalet är tecknat 
• att en eventuell avsaknad av en i förväg tydligt fastslagen giltighetstid för kontraktet eller ramavtalet medför svårigheter och olika tolkningar i bedömningar kopplat till avtals giltighet och olika avtalshändelser 
• att leverantören efter att kontraktet eller ramavtalet har ingåtts vägrar att underteckna säkerhetsskyddsavtalet.  

En upphandlande organisation som avser att ingå ett säkerhetsskyddsavtal i nivå 1 ska på plats inspektera motpartens säkerhetsskydd beträffande aktuella lokaler eller utrymmen. Ni får endast godkänna lokalerna eller utrymmena om kraven enligt säkerhetsskyddsavtalet kan tillgodoses där. 

Ni ska även säkerställa att motparten dokumenterar hur denna uppfyller kravet på säkerhetsskydd enligt säkerhetsskyddsavtalet i en säkerhetsskyddsinstruktion. Ni som upphandlande organisationen ska godkänna säkerhetsskyddsinstruktionen. 

Säkerhetspolisens vägledning med information om förstagångsbesök och säkerhetsskyddsinstruktion

Det kan förekomma situationer då en leverantör efter att denne tilldelats kontrakt i en upphandling inte uppfyller de säkerhetsskyddskrav som enligt säkerhetsskyddsavtalet ska vara uppfyllda innan uppdraget påbörjas. Detta kan till exempel avse krav på godkänd säkerhetsprövning. Ni kan då behöva återkalla tilldelningsbeslutet, och tilldela kontraktet till en annan leverantör, beroende på bland annat hur upphandlingsunderlaget och underrättelsen om tilldelningsbeslut var utformade. 

Du kan läsa resonemang kring liknande situationer som kan aktualisera återkallelse av tilldelningsbeslut i Upphandlingsmyndighetens svar i Frågeportalen, se till exempel inlägget Är anbud respektive tilldelningsbeslut bindande?

Här kan du läsa mer om de olika stegen i inköpsprocessen, som inte är specifika för just säkerhetsskyddade upphandlingar: 

Inköpsprocessen steg för steg

Genomför upphandlingen