Offentlighetsprincipen och vilka upphandlande organisationer som omfattas

Även om en upphandlande organisation inte omfattas av offentlighetsprincipen, kan organisationen ha en upphandlingsrättslig skyldighet att lämna ut viss information om upphandlingen och de anbud som kommit in. Organisationen är även, under vissa omständigheter, skyldig att ge berörda leverantörer en kopia av det kontrakt eller ramavtal som organisationen tecknat med vinnande anbudsgivare.  

Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) är upphandlande organisationer skyldiga att lämna upplysningar om skälen för att leverantörens ansökan har avslagits eller anbud förkastats. Detsamma gäller om en leverantör lämnat ett godtagbart anbud och begär upplysningar om 

• vilken leverantör som tilldelats kontrakt  
• varför den tilldelade leverantörens anbud bedömts vara det ekonomiskt mest fördelaktiga 
• hur förhandlingarna eller dialogen med anbudsgivarna har skett, i de fall förhandling eller dialog skett under upphandlingsförfarandet.

Upplysningarna ska lämnas så snart som möjligt efter begäran, men i vart fall inom 15 dagar från det att leverantören har bett om uppgifterna.  

Detta innebär att den upphandlande organisationen, även om den inte omfattas av offentlighetsprincipen, har en skyldighet att i vissa fall ge leverantörer tillgång till uppgifter om andra leverantörers anbud i den utsträckning som krävs för att leverantören ska kunna skapa sig en uppfattning om att upphandlingen har genomförts korrekt. 

Genom skyldigheten att upplysa leverantörerna om vem som vann och varför upprätthålls även den grundläggande principen om öppenhet, eftersom övriga leverantörer då får veta varför just deras anbud inte antagits.

Det är dock viktigt att komma ihåg att denna rätt är mer begränsad än rätten att ta del av uppgifter i allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen. Det kan till exempel vara så att du som leverantör endast har rätt att ta del av uppgifter om anbuden från den eller de leverantörer som placerades högre upp än dig i utvärderingen.

Vidare har de flesta upphandlande organisationer en skyldighet att lämna ut en kopia eller utskrift av det avtal som organisationen tecknat med vinnande anbudsgivare till ”berörda leverantörer”. När lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) är tillämplig gäller denna skyldighet endast för upphandlande enheter som också är upphandlande myndigheter. 

Denna rättighet gäller bara sådana leverantörer som haft rätt att ansöka om överprövning av upphandlingen och omfattar endast själva avtalet, inte till exempel anbudshandlingar. 

I likhet med vad som gäller enligt offentlighetsprincipen, ska en begäran om att ta del av avtalet behandlas skyndsamt och den upphandlande organisationen har rätt att ta ut en avgift för utlämnandet. Uppgifter i avtalet som omfattas av sekretess ska inte lämnas ut. 

Om den upphandlande organisationen beslutar att avtalet, eller vissa uppgifter i avtalet, inte ska lämnas ut, så har leverantören rätt att överklaga beslutet till en förvaltningsrätt.  

Utöver dessa regler gäller de grundläggande upphandlingsprinciperna. Principen om öppenhet (transparensprincipen) innebär bland annat att opartiskheten i ett upphandlingsförfarande ska kunna kontrolleras. En annan grundläggande EU-rättslig princip är rätten till en effektiv prövning av en offentlig upphandling. Principen innebär att det inte får vara omöjligt eller orimligt svårt för en leverantör att utöva sin rättighet till en effektiv prövning. Det är inte helt klart exakt vilka uppgifter som kan behöva lämnas ut för att dessa principer ska anses vara uppfyllda.  

I ett mål om överprövning av en upphandling har också domstolen ett utredningsansvar. Ansvaret innebär att domstolen kan begära in exempelvis anbud, för att bedöma om upphandlingen har gått rätt till utifrån vad en klagande leverantör har anfört för brister eller felaktigheter i upphandlingen. Det är upp till domstolen att pröva om uppgifterna behövs för att domstolen effektivt ska kunna pröva upphandlingen. Om domstolen begär in uppgifter ska domstolen endast granska uppgifterna utifrån de fel som en part har gjort gällande i målet. Om uppgifterna visar på andra brister än sådana som har åberopats ska domstolen inte beakta dessa.