Kan vi tillåta en komplettering av ett anbud som inte är komplett enligt det förenklade regelverket

Om ett varuprov som ska bifogas anbudet inkommer efter sista dag för anbudsinlämning, har anbudet inkommit för sent och inte ska beaktas eller ska vi kvalificera leverantören och sedan förkasta anbudet med hänvisning till att det inte uppfyller ett obligatoriskt krav då det är ett krav att varuprov ska vara myndigheten tillhanda senast sista anbudsdag,

Frågan är aktuell då vi ska övergå till en direktupphandling från att ha genomfört upphandling enligt 19 kap. LOU och vi inte får bjuda in ett anbud som inte uppfyller de formella kraven.

Hej Kristin,

Som vi tolkar din fråga så har delar av anbudet lämnats in i rätt tid men inte det varuprov som har efterfrågats i upphandlingsdokumenten och som skulle lämnas in tillsammans med anbudet. Med andra ord så är det inlämnade anbudet inte komplett och uppfyller därmed inte de formella kraven enligt upphandlingsdokumenten. I det fallet bör anbudet anses vara inkommen i rätt tid men anbudet ska som huvudregel förkastas då det inte uppfyller ett formellt krav. Detta mot bakgrund av vad som gäller vid upphandling enligt de direktivstyrda bestämmelser och den kontroll som ska ske av anbudet innan tilldelning av kontrakt enligt 4 kap. 10 § första punkten i lagen om offentlig upphandling (LOU). Samma systematik bör kunna appliceras vid icke-direktivstyrd upphandling, trots att bestämmelsen i 4 kap. 10 § LOU inte är direkt tillämplig.

Övergå till direktupphandling till följd av ogiltiga eller oacceptabla anbud
Precis som du skriver i din fråga så är det, vid en övergång till direktupphandling med hänvisning till att det endast lämnats ogiltiga eller oacceptabla anbud vid en annonserad upphandling enligt 19 kap. LOU, bara tillåtet att ta med leverantörer som i det ursprungliga förfarandet har lämnat anbud som uppfyller de formella kraven.

Möjligheten att komplettera ett inlämnat anbud
I vissa fall kan det finnas möjlighet för den upphandlande organisationen att begära att en leverantör kompletterar ett inlämnat anbud. Exakt var gränsen går för vilka handlingar som kan kompletteras framgår varken av lagen eller dess förarbeten. Däremot framgår det att rättelser och kompletteringar inte får avse minimikraven. Med minimikrav avses de krav som samtliga leverantörer måste uppfylla avseende det som ska upphandlas samt den minsta acceptabla kapaciteten hos leverantören för att leverantören ska kunna delta i upphandlingen. Av den utredning som ligger till grund för de nya förenklade upphandlingsreglerna som gäller för upphandlingar som genomförs enligt 19 kap. LOU så bör dock en åtskillnad göras avseende de grundläggande och bindande kraven i en upphandling och de krav som den upphandlande organisationen ställer på bevisning för att anbudssökanden eller anbudsgivarna ska visa att kraven är uppfyllda.

Av utredningen framgår att det verkar finnas ett större utrymme för upphandlande organisationer att vara tillåtande när det gäller kompletteringar av de handlingar som ska ges in endast i syfte att bevisa att ett minimikrav eller krav på minsta acceptabla kapacitet är uppfyllt. Om en leverantör exempelvis inte har angett på anvisat ställe i anbudet att kraven uppfyllda får leverantören alltså inte delta i upphandlingen och anbudet ska därför förkastas. Om det däremot är en handling som utgör ett efterfrågat bevis och som helt skulle saknas i ett anbud så blir det en bedömning från fall till fall om en komplettering kan göras eller om en komplettering i själva verket skulle innebära att anbudet ändras i sak på så sätt att ett nytt anbud inges, vilket inte är tillåtet. Vad som utgör en tillåten komplettering i ett specifikt fall kan slutligen endast avgöras av en domstol.

I sammanhanget bör två saker noteras. Det första är att det är den upphandlande organisationen som bestämmer om en komplettering överhuvudtaget kan vara aktuell. En leverantör kan alltså aldrig kräva att få komplettera ett inlämnat anbud efter sista anbudsdag. Det andra är att om den upphandlande organisationen tillåter att en leverantör kompletterar ett anbud så ska övriga leverantörer ges motsvarande möjlighet så att likabehandlingsprincipen inte åsidosätts.

Läs mer
Läs mer om vad som anses vara ett olämpligt, ogiltigt eller oacceptabelt anbud i inlägget Övergång till förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt LOU i vår Frågeportal. Frågan avser förvisso vad som gäller när den ursprungliga upphandlingen genomfördes enligt de direktivstyrda bestämmelserna men bedömningen av om ett är olämpligt, ogiltigt eller oacceptabelt bör även kunna tillämpas på det icke-direktivstyrda området.

Källhänvisningar

• 19 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – en upphandlande myndighet får att en dialog med en eller flera leverantörer i en pågående upphandling. En dialog får bland annat omfatta kompletteringar av anbudet eller andra handlingar som leverantören har lämnat in
• SOU 2018:44 s. 295 – 311 – grunden till samt utredningens förslag till dialog i upphandlingar på det icke-direktivstyrda området
• prop. 2021/22:5 s. 125 – den bortre gränsen för vad som är möjligt att rätta och komplettera i ett anbud går vid sådana krav som den upphandlande myndigheten från början har bestämt ska vara bindande
• 19 a kap. 4 § LOU – förutsättningarna som gäller vid övergång till en direktupphandling då det vid en upphandling enligt 19 kap. endast har lämnats in anbud som är ogiltiga eller oacceptabla.

Vänliga hälsningar,