Olika lösningar i konkurrenspräglad dialog - hur utvärderar jag dem?
Publicerad 08 februari 2022
När jag läser om konkurrenspräglad dialog (enligt LUFS) gör jag tolkningen att en upphandlande myndighet kan välja att ta in anbud från en eller flera leverantörer som erbjuder olika lösningar, men som uppfyller myndighetens behov.
Min fråga är då hur jag rent praktiskt utvärderar detta? Sannolikt kommer prisbilden för de två lösningarna skilja sig åt och på något sätt är det som att jag jämför äpplen och päron när jag utvärderar. Hur säkerställer jag att inte den ena leverantören känner sig orättvist behandlad när jag gör utvärderingen?
Min fråga är då hur jag rent praktiskt utvärderar detta? Sannolikt kommer prisbilden för de två lösningarna skilja sig åt och på något sätt är det som att jag jämför äpplen och päron när jag utvärderar. Hur säkerställer jag att inte den ena leverantören känner sig orättvist behandlad när jag gör utvärderingen?
Karolin
Publicerad 08 februari 2022
Hej Karolin,
Inledningsvis kan nämnas att reglerna för konkurrenspräglad dialog enligt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) i stort överensstämmer med reglerna för konkurrenspräglad dialog enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Vägledning om hur en konkurrenspräglad dialog ska genomföras kan därför hämtas från LOU och LUF.
Syftet med en konkurrenspräglad dialog
Syftet med en konkurrenspräglad dialog ska vara att identifiera hur den upphandlande organisationens behov bäst kan tillgodoses. Som du skriver innebär det att leverantörerna lämnar in anbud med olika lösningar som alla kan uppfylla den upphandlande organisationens behov.
Tanken är att förfarandet ska kunna användas när det är omöjligt att utforma en mer exakt kravspecifikation. Det ska dock framgå av annonsen eller i ett beskrivande dokument vilket behov den upphandlande organisationen har, vilka tilldelningskriterier som kommer tillämpas för att utvärdera anbuden och kriteriernas viktning. Om det inte är möjligt att ange viktningen av de olika kriterierna, ska de anges i fallande prioritetsordning. Det ska även framgå om dialogen ska genomföras i successiva steg för att begränsa antalet lösningar som ska diskuteras. Begränsningen ska i sådana fall ske enligt de tilldelningskriterier som angetts.
Utvärdering vid konkurrenspräglad dialog
Som utgångspunkt ska utvärderingen vid konkurrenspräglad dialog genomföras på samma sätt som en utvärdering i ett annat förfarande. En skillnad är dock att det bara är tillåtet att utvärdera utifrån bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, inte enbart pris. Det beror på att förfarandet enbart ska användas för upphandling av särskilt komplicerade kontrakt. Om omständigheterna inte är mer komplicerade än att det räcker med en utvärdering av lägsta pris för att fastställa vilken lösning som bäst tillgodoser den upphandlande organisationens behov kan det ifrågasättas om det rör sig om ett särskilt komplicerat kontrakt.
Den upphandlande organisationen ska alltså utvärdera anbuden på grundval av tilldelningskriterierna och anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. I förarbetena anges bland annat att tekniska fördelar, estetiska och funktionella egenskaper, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, eftermarknadsservice och tekniskt stöd, leveransdag och leveranstid eller tid för fullgörandet kan utgöra sådana aspekter som ges betydelse vid sidan av priset. Vilka tilldelningskriterier som är ändamålsenliga att använda i det enskilda fallet får enligt regeringens mening fastställas beroende på vad dialogen avser.
Utforma en utvärderingsmodell när en funktion eller ett resultat upphandlas
När en upphandling avser en funktion eller ett resultat i stället för en specifik lösning kan det, som du beskriver, vara svårare att utvärdera anbud på ett objektivt sätt. Det finns exempel i praxis där utvärderingsmodellen i en konkurrenspräglad dialog har ifrågasatts som bristande i transparens.
Eftersom det saknas bestämmelser om hur en utvärderingsmodell ska utformas har den upphandlande organisationen dock stor frihet att utforma sin utvärderingsmodell på det sätt som bäst passar behovet och värdera anbud inom ramen för ett affärsmässigt övervägande. Det finns ett visst utrymme för subjektivitet i bedömningen men den valda modellen får inte ge den upphandlande organisationen fri prövningsrätt av anbuden. Tilldelningskriterierna behöver vidare vara stabila under upphandlingsförfarandet för att garantera likabehandling av leverantörerna och transparens i förfarandet, vilket innebär att den upphandlande organisationen som huvudregel inte kan ändra utvärderingsmodellen efter att upphandlingen har annonserats.
Avgörande är sammanfattningsvis att leverantören förstår på vilket sätt och på vilka grunder anbudet bedöms och att den upphandlande organisationen inte ges en obegränsad valfrihet vid tilldelning av kontrakt. Vid osäkerhet kan ett tips vara att testa utvärderingsmodellen redan i den tidiga dialogen, exempelvis i möten med leverantörer eller i form av en RFI eller extern remiss.
Läs mer
Läs gärna vårt metodblad om att utvärdera funktionskrav med förslag på möjliga utvärderingsmodeller som även kan tillämpas i en konkurrenspräglad dialog. Se även inlägget Hur otydlig får en utvärderingsmodell vara? i vår Frågeportal.
Källhänvisningar
Inledningsvis kan nämnas att reglerna för konkurrenspräglad dialog enligt lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) i stort överensstämmer med reglerna för konkurrenspräglad dialog enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Vägledning om hur en konkurrenspräglad dialog ska genomföras kan därför hämtas från LOU och LUF.
Syftet med en konkurrenspräglad dialog
Syftet med en konkurrenspräglad dialog ska vara att identifiera hur den upphandlande organisationens behov bäst kan tillgodoses. Som du skriver innebär det att leverantörerna lämnar in anbud med olika lösningar som alla kan uppfylla den upphandlande organisationens behov.
Tanken är att förfarandet ska kunna användas när det är omöjligt att utforma en mer exakt kravspecifikation. Det ska dock framgå av annonsen eller i ett beskrivande dokument vilket behov den upphandlande organisationen har, vilka tilldelningskriterier som kommer tillämpas för att utvärdera anbuden och kriteriernas viktning. Om det inte är möjligt att ange viktningen av de olika kriterierna, ska de anges i fallande prioritetsordning. Det ska även framgå om dialogen ska genomföras i successiva steg för att begränsa antalet lösningar som ska diskuteras. Begränsningen ska i sådana fall ske enligt de tilldelningskriterier som angetts.
Utvärdering vid konkurrenspräglad dialog
Som utgångspunkt ska utvärderingen vid konkurrenspräglad dialog genomföras på samma sätt som en utvärdering i ett annat förfarande. En skillnad är dock att det bara är tillåtet att utvärdera utifrån bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, inte enbart pris. Det beror på att förfarandet enbart ska användas för upphandling av särskilt komplicerade kontrakt. Om omständigheterna inte är mer komplicerade än att det räcker med en utvärdering av lägsta pris för att fastställa vilken lösning som bäst tillgodoser den upphandlande organisationens behov kan det ifrågasättas om det rör sig om ett särskilt komplicerat kontrakt.
Den upphandlande organisationen ska alltså utvärdera anbuden på grundval av tilldelningskriterierna och anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. I förarbetena anges bland annat att tekniska fördelar, estetiska och funktionella egenskaper, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, eftermarknadsservice och tekniskt stöd, leveransdag och leveranstid eller tid för fullgörandet kan utgöra sådana aspekter som ges betydelse vid sidan av priset. Vilka tilldelningskriterier som är ändamålsenliga att använda i det enskilda fallet får enligt regeringens mening fastställas beroende på vad dialogen avser.
Utforma en utvärderingsmodell när en funktion eller ett resultat upphandlas
När en upphandling avser en funktion eller ett resultat i stället för en specifik lösning kan det, som du beskriver, vara svårare att utvärdera anbud på ett objektivt sätt. Det finns exempel i praxis där utvärderingsmodellen i en konkurrenspräglad dialog har ifrågasatts som bristande i transparens.
Eftersom det saknas bestämmelser om hur en utvärderingsmodell ska utformas har den upphandlande organisationen dock stor frihet att utforma sin utvärderingsmodell på det sätt som bäst passar behovet och värdera anbud inom ramen för ett affärsmässigt övervägande. Det finns ett visst utrymme för subjektivitet i bedömningen men den valda modellen får inte ge den upphandlande organisationen fri prövningsrätt av anbuden. Tilldelningskriterierna behöver vidare vara stabila under upphandlingsförfarandet för att garantera likabehandling av leverantörerna och transparens i förfarandet, vilket innebär att den upphandlande organisationen som huvudregel inte kan ändra utvärderingsmodellen efter att upphandlingen har annonserats.
Avgörande är sammanfattningsvis att leverantören förstår på vilket sätt och på vilka grunder anbudet bedöms och att den upphandlande organisationen inte ges en obegränsad valfrihet vid tilldelning av kontrakt. Vid osäkerhet kan ett tips vara att testa utvärderingsmodellen redan i den tidiga dialogen, exempelvis i möten med leverantörer eller i form av en RFI eller extern remiss.
Läs mer
Läs gärna vårt metodblad om att utvärdera funktionskrav med förslag på möjliga utvärderingsmodeller som även kan tillämpas i en konkurrenspräglad dialog. Se även inlägget Hur otydlig får en utvärderingsmodell vara? i vår Frågeportal.
Källhänvisningar
- Prop. 2010/11:150 s. 191 – bestämmelserna om konkurrenspräglad dialog har motsvarigheter i det klassiska direktivet och förutsättningarna överensstämmer i stort
- Prop. 2009/10:180 s. 238 – om värdering och antagande av anbud i en konkurrenspräglad dialog
- 4 kap. 13 § lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) – om annonsering vid konkurrenspräglad dialog
- 4 kap. 19 § LUFS – den upphandlande organisationen ska värdera anbuden på grundval av tilldelningskriterierna. Tilldelningskriterierna ska anges i annonsen eller i det beskrivande dokumentet
- Förvaltningsrätten i Stockholm mål nr 4141-14 – bland annat om utvärderingsmodellens transparens vid konkurrenspräglad dialog.
Frida
Jurist
16 februari 2022
Fråga oss!
Frågeservice är stängt den 29 april på grund av verksamhetsutveckling. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.