Är upphandlande organisationer skyldiga att ingå skriftliga avtal?

Hej! Jag har ställt en fråga till Statskontoret och dom hänvisade bl a till er. Min fråga lyder:
Jag skulle vilja veta vad myndigheter har för skyldigheter att upprätta skriftliga avtal i samband med typ konsulter relaterat till förvaltningslagen/sekretesslagen samt hur det hanteras med personuppgifter! Finns det laga hänvisningar till hur ett avtal skall utformas?

Kan en statlig myndighet ingå muntliga avtal i samband med konsultuppdrag?

Hej Essy,

Kortfattat kan man säga att en statlig myndighet kan ingå muntliga avtal med civilrättslig bundenhet i samband med konsultuppdrag.

Inga formkrav på avtalet för att det ska omfattas av upphandlingsreglerna
Det finns inget krav i upphandlingslagarna på hur ett avtal ska utformas eller att de avtal som ingås av en upphandlande organisation måste vara skriftligt för att det ska vara giltigt. Det anges förvisso i definitionen av begreppet kontrakt att det är ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor, men skriftlighetskravet bör ses i sitt upphandlingsrättsliga sammanhang, särskilt i ljuset av den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet. Ett skriftligt avtal bör alltså finnas av dokumentationsskäl och med hänsyn till öppenhetsprincipen, men om ett skriftligt avtal ingåtts eller inte är inte avgörande för om upphandlingslagarna ska tillämpas.

Formkrav på avtal i annan lagstiftning
I den civilrättsliga avtalsrätten, som har sin utgångspunkt i avtalslagen, kan avtal vara såväl muntliga som skriftliga. I vissa lagar som gäller för ett visst område kan det däremot finnas särskilda formkrav för avtal på det området. Ett exempel på det är reglerna i jordabalken som gäller för köp av fast egendom. Där anges bland annat att ett köp av fast egendom sluts genom ett upprättande av en köpehandling som skrivs under av köparen och säljaren, det vill säga en skriftlig handling. Köp som inte uppfyller formkraven i lagen är inte giltiga. Köp av fast egendom omfattas dock inte av upphandlingsreglerna. Det finns även andra lagar som ställer vissa formkrav för att ett avtal ska anses vara giltigt mellan parterna.

Beroende på vad som upphandlas i det enskilda fallet är det alltså teoretiskt möjligt att det finns formkrav på avtal som är tillämpliga på ett sådant köp som omfattas av upphandlingen. Vad gäller köp av konsulttjänster finns det inga särskilda bestämmelser i lag som reglerar formkraven för avtalets ingående. Det finns inte heller några särskilda regler för organisationer om krav på att de avtal som ingås ska vara skriftliga.

Den upphandlande organisationens riktlinjer för direktupphandling
I upphandlingslagarna finns krav på att upphandlande organisationer ska anta riktlinjer för direktupphandling. Det framgår dock inte närmare i lagarna vilket innehåll som ska finnas i riktlinjerna. Dessa riktlinjer kan innehålla krav på skriftliga avtal. Sådana riktlinjer utgör interna förhållningsregler vilket betyder att det inte bryter mot lagen eller att avtalet skulle bli ogiltigt om riktlinjerna inte följs, exempelvis genom att ingå ett muntligt avtal trots att riktlinjerna säger att avtalet ska vara skriftligt.

Är en handling som innehåller personuppgifter en allmän handling?
En handling som förvaras hos en myndighet och är inkommen, är per definition en allmän handling i det fall myndigheten omfattas av bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen (TF). Huvudregeln är att en allmän handling ska lämnas ut på begäran.

För mer information om vilka skyldigheter en myndighet har att, på begäran, lämna ut enskilda personuppgifter, se inlägget Hur förhåller sig offentlighetsprincipen till EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och dataskyddslagen? i vår Frågeportal.

Läs mer
I inlägget Underskrift av avtal gjord av obehörig person i vår Frågeportal besvarar vi frågan om vad som händer i det fall personen som ingår avtal (muntligen eller skriftligen) inte är behörig att ingå det aktuella avtalet.

Källhänvisningar

• 1 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – definition av begreppet kontrakt
• prop. 2015/16:195 s. 933 – även muntliga avtal omfattas av upphandlingslagstiftningen
• 4 kap. 1 § jordabalken (1970:994) – formkrav för avtal vid köp av fast egendom
• 3 kap. 19 § LOU – undantag från upphandlingsplikt vid köp av fastighet med mera
• 19 a kap. 15 § LOU – en upphandlande organisation ska besluta riktlinjer för direktupphandling.

Med vänlig hälsning,