Vilka regler finns för hanteringen av en dold varukorg?

Vid val av dold varukorg för utvärdering, räcker det att man har underlaget på själva varukorgen undertecknat/bevittnat av flera inom kommunen och inlåst på säker plats eller ska Handelskammaren vara inblandat, vad gäller?

Hej Åsa,

Vid användande av en dold varukorg är det viktigt att innan annonsering fastställa den dolda varukorgen på ett sätt som säkerställer att den upphandlande organisationen inte kan ändra varukorgen i efterhand. Ingen leverantör får heller ta del av varukorgen i förväg. Det finns dock ingen bestämmelse i lagen om offentlig upphandling (LOU) som reglerar exakt hur en dold varukorg ska hanteras. Det är därmed upp till den upphandlande organisationen att bedöma om den tänkta hanteringen är förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Ett möjligt tillvägagångssätt för att säkerställa att hanteringen av den dolda varukorgen följer de grundläggande upphandlingsprinciperna om öppenhet och likabehandling är att den upphandlande organisationen anger i upphandlingsdokumenten att de varor som ska utvärderas kommer att meddelas till samtliga anbudsgivare efter sista anbudsdag men före anbudsöppning. På så sätt får den upphandlande organisationen inte tillgång till innehållet i anbuden förrän efter det att den dolda varukorgen har skickats ut till anbudsgivarna vilket innebär att det inte finns någon möjlighet att justera den dolda varukorgen utifrån de inkomna anbuden.

För att ytterligare öka transparensen kan det vara bra att även ange bland annat hur många produkter som den dolda varukorgen innehåller, vad som sker om anbudsgivaren inte har lämnat ett pris på någon av produkterna som finns i varukorgen och vad som händer om varan som ska utvärderas tas bort till följd av uppgifter som kommer in under annonseringstiden, exempelvis via Frågor och svarsfunktionen.

Ett annat sätt att säkerställa att hanteringen av den dolda varukorgen följer likabehandlingsprincipen är att använda sig av en Notarius Publicus. Då får den upphandlande organisationen en oberoende tredje part som förvarar kuvertet med den dolda varukorgen under annonseringstiden. Sedan intygar Notarius Publicus att öppnandet av kuvertet och hanteringen av varukorgen går rätt till.

När kan handelskammaren bli inblandad i upphandlingen?
Oavsett om upphandlingen innehåller en dold varukorg eller inte så har en anbudsgivare rätt att begära att en person utsedd av handelskammaren ska närvara vid anbudsöppningen. Kostnaden för att handelskammaren ska närvara bekostas av den anbudsgivare som har framställt begäran.

Källhänvisning
12 kap. 10 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - handelskammarens deltagande vid anbudsöppning.

Vänliga hälsningar,