Vilka möjligheter finns för att förkvalificera leverantörer?

Är det möjligt för en statlig myndighet att förkvalificera leverantörer för att säkerställa att de kan uppfylla visa tekniska och säkerhetsmässiga krav? När myndigheten sedan ska upphandla så vänder sig myndigheten endast till dessa i förväg godkända leverantörer.

Hej Håkan,

I såväl lagen om offentlig upphandling (LOU) som i lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) så finns det metoder för upphandling som möjliggör för den upphandlande organisationen att endast skicka ut sin anbudsinbjudan till leverantörer som redan är kvalificerade. Nedan går vi igenom de metoder som finns att tillgå samt ger en översikt över de största skillnaderna mellan de olika metoderna.

Dynamiska inköpssystem
Oavsett om upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna i LOU eller LUF så har den upphandlande organisationen möjlighet att inrätta och använda ett dynamiskt inköpssystem för återkommande anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden. Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk metod för upphandling som ska vara öppet för alla leverantörer att ansluta sig till under hela systemets giltighetstid.

Vid upphandlingar i ett dynamiskt inköpssystem som omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna ska bestämmelserna om selektivt förfarande tillämpas. Alla leverantörer som uppfyller de kvalificeringskrav som ställs ska godkännas och anslutas till systemet. Därutöver får antalet leverantörer som får delta i systemet inte begränsas.

Handläggningstiden från det att en leverantör ansöker till systemet till dess att anbudsansökan är utvärderad är som huvudregel 10 arbetsdagar under systemets giltighetstid. När den upphandlande organisationen genomför en upphandling inom ramen för ett dynamiskt inköpssystem så ska organisationen bjuda in samtliga leverantörer som är godkända och anslutna till systemet eller, om systemet är uppdelat i kategorier, alla godkända och anslutna leverantörer i den kategori som upphandlingen avser till att lämna anbud. Den upphandlande organisationen får inte ta ut någon administrativ avgift av en leverantör som deltar eller vill delta i systemet.

Läs mer om bestämmelserna kring dynamiska inköpssystem på vår webbplats.

Kvalificeringssystem
När upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna i LUF så finns det, förutom möjligheten att inrätta ett dynamiskt inköpssystem, även en möjlighet för en upphandlande enhet att upprätta ett kvalificeringssystem för att på förhand välja ut leverantörer som ska få delta i selektiva förfaranden, förhandlade förfarande, konkurrenspräglade dialoger eller förfaranden för inrättande av innovationspartnerskap. När en upphandlande enhet upprättar ett kvalificeringssystem ska enheten upplysa om detta genom en annons. Ett kvalificeringssystem kan omfatta flera kvalificeringsfaser och en leverantör ska när som helst kunna ansöka om att bli kvalificerad till systemet.

Handläggningstiden från det att en leverantör ansöker till kvalificeringssystemet till dess att den upphandlande enheten fattar beslut får uppgå till maximalt sex månader. En upphandlande enhet får informera om sin avsikt att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal genom en annons om kvalificeringssystem. Om den upphandlande enheten, genom en annons om kvalificeringssystem, har informerat om sin avsikt att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal får endast de leverantörer som redan är kvalificerade i systemet delta i upphandlingen. Eventuella avgifter som tas ut i samband med ansökan om kvalificering ska stå i proportion till de kostnader som driften av systemet medför.

Den upphandlande enheten kan alltså välja att inrätta ett dynamiskt inköpssystem eller att upprätta ett kvalificeringssystem.

Läs mer om kvalificeringssystem enligt LUF i inlägget Är avgiftsbelagda kvalificeringssystem tillåtet? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 8 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) och 8 kap. 1 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – tillämpningsområdet för ett dynamiskt inköpssystem
• 8 kap. 3 § LOU och 8 kap. 3 § LUF – bestämmelserna för selektivt förfarande ska tillämpas. Antalet anbudssökanden som får delta i systemet får dock inte begränsas
• 8 kap. 7 § LOU och 8 kap. 7 § LUF – handläggningstiden för att utvärdera en anbudsansökan är som huvudregel 10 arbetsdagar från mottagande
• 8 kap. 10 § LOU och 8 kap. 10 § LUF – för varje kontrakt som ska tilldelas så ska den upphandlande organisationen bjuda in alla godkända leverantörer, i systemet eller i en viss kategori, att lämna anbud
• 8 kap. 14 § LOU och 8 kap. 14 § LUF – den upphandlande organisationen får inte ta ut någon administrativ avgift från leverantörer som deltar eller vill delta i systemet
• 14 kap. 4 § LUF – en upphandlande enhet får upprätta ett kvalificeringssystem för att på förhand välja ut leverantörer som ska få delta i vissa angivna upphandlingsförfaranden
• 10 kap. 4 § LUF – annons om kvalificeringssystem
• 10 kap. 1 § LUF – en anbudsinfordran får göras genom en annons om kvalificeringssystem
• 14 kap. 10 § LUF – endast de leverantörer som redan är kvalificerade i systemet får delta i upphandlingen om en anbudsinfordran görs genom en annons om kvalificeringssystem
• prop. 2015/16:195 s. 761 – avgifterna för att delta i ett kvalificeringssystem ska vara proportionerliga.

Vänliga hälsningar,