Hur konkurrensutsätter man unika föreläsare?

Hej, vi saknar avtal med talarforum som förmedlar föreläsare.

Hur ska man kunna konkurrensutsätta en föreläsare som föreläser/talar om en unik upplevelse eller erfarenhet?

Hej Susanna,

Användning av mellanhänder i offentlig upphandling
Vi förstår din fråga som att ni avser teckna avtal med en aktör som förmedlar föreläsare och talare. Det innebär att ni kommer använda en så kallad mellanhand.

Vad som är viktigt att tänka på vid användningen av olika mellanhandslösningar är att den upphandlande myndigheten inte ges utrymme att godtyckligt välja föreläsare eller talare. Det innebär att valet måste ske utifrån på förhand bestämda kriterier för respektive behov som den upphandlande myndigheten har så att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet tilldelas kontraktet. Hur dessa kriterier ska vara utformade bestäms lämpligast utifrån den upphandlande myndighetens behov samt i dialog med marknaden, eftersom exempelvis olika aktörers affärsmodeller kan påverka utfallet av vissa utvärderingsmodeller.

I rapporten Mellanhänder i offentlig upphandling beskriver vi tillsammans med Konkurrensverket förutsättningarna för olika former av mellanhandsupphandlingar.

Vilken tjänst är den upphandlande myndigheten i behov av?
Beroende på den upphandlande myndighetens behov av att höra om en viss typ av upplevelse eller erfarenhet kan myndigheten behöva specificera detta i kravställningen. Den upphandlande myndigheten är relativt fri att bestämma vilka kriterier som ska avgöra vilket anbud som anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten, så länge kriterierna syftar till att tillgodose verksamhetens behov. Vid upphandling av intellektuella tjänster finns exempelvis en möjlighet att i vissa fall utvärdera leverantörens kompetens och erfarenhet i form av referenser.

Läs gärna mer om detta i inlägget Går det att använda kompetens och erfarenhet som tilldelningskriterium vid upphandling? i vår Frågeportal.

Vi har dock svårt att föreställa oss att en upphandlande myndighet skulle kunna iaktta den grundläggande upphandlingsprinciperna , framför allt om proportionalitet, och samtidigt kunna avgränsa en kravställning så pass mycket att enbart en enda leverantör skulle kunna delta i en upphandling av denna typ av tjänster. Detta av den enkla anledningen att det finns många föreläsare som berättar om, för dem unika, upplevelser. Med principen om proportionalitet menas att kraven, kriterierna och villkoren i upphandlingen ska vara rimliga i förhållande till det som upphandlas. Kraven ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen. Om det finns flera alternativ bör den upphandlande myndigheten eller enheten välja det alternativ som är minst belastande för leverantörerna. Det betyder att de krav som den upphandlande myndigheten ställer måste utgå ifrån den upphandlande myndighetens faktiska behov och inte gå utöver vad som är nödvändigt för att upphandlingen ska tillgodose det aktuella behovet.

Hur ska ett köp av förmedlingstjänster av föreläsare konkurrensutsättas?
Det flera olika sätt att konkurrensutsätta köp av förmedlingstjänster av föreläsning eller tal om en unik upplevelse eller erfarenhet. Vilka möjligheter och upphandlingsförfaranden som finns beror bland annat på upphandlingens värde och den upphandlande myndighetens eller enhets ambitioner samt resurser. Beroende på vilket upphandlingsförfarande den upphandlande organisationen använder behöver organisationen ta hänsyn till olika bestämmelser.

Exempelvis kan en organisation genomföra en direktupphandling under vissa förutsättningar. En sådan förutsättning där direktupphandling får genomföras är om upphandlingens värde understiger direktupphandlingsgränsen. En direktupphandling är ett upphandlingsförfarande utan särskilda formkrav eller krav på annonsering. En direktupphandling kan i sin enklaste form vara att organisationen tar kontakt med en leverantör och kommer överens med denne om uppdraget.

Ett annat exempel på upphandlingsförfarande är öppet förfarande. Det är ett annonserat förfarande som alltid kan väljas när upphandlingens värde beräknas överstiga tröskelvärdet och där alla leverantörer har möjlighet att lämna anbud. Av den anledningen är det särskilt nödvändigt för den upphandlande organisationen att tydligt redogöra för vad den efterfrågar och vilka tilldelningskriterier den kommer att tillmäta betydelse för att identifiera det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för organisationen. Tilldelningskriterierna får inte ge den upphandlande organisationen en obegränsad valfrihet. De ska presenteras så att det utifrån leverantörens uppgifter går att kontrollera hur väl ett anbud uppfyller kriterierna.

Är det en social tjänst eller annan särskild tjänst?
De tjänster om omfattas av bilaga 2 är så kallade sociala tjänster och andra särskilda tjänster. Exempel på sådana tjänster som skulle kunna vara aktuella, beroende på upphandlingens karaktär och syfte, är

• 92312240-5 Tjänster uförda av underhållare, eller
• 79951000-5 Organisering av seminarier.

Läs mer
Läs mer om när direktupphandling kan användas och olika upphandlingsförfaranden på vår webbplats.

Med vänlig hälsning,

Jag tror att frågan var:

Hur ska man kunna konkurrensutsätta en föreläsare som föreläser/talar om en unik upplevelse eller erfarenhet? >>> När man INTE använder sig av mellanhänder.

Det är nämligen något jag också undrar!

Hej Christian,

Inledningsvis bör nämnas att det inte är den enskilde personen som ska konkurrensutsättas utan tjänsten som personen utför, det vill säga föreläsningen. Alla upplevelser och erfarenheter är i någon mening unika. Det finns därför goda möjligheter att konkurrensutsätta en upphandling av tjänsten föreläsning eller tal även om behovet avser en föreläsning om en specifik och unik upplevelse eller erfarenhet.

Vi kan inte se hur den upphandlande myndighetens specificering av sina behov i sin kravställning skulle skilja sig åt vid en upphandling av en enstaka föreläsning jämfört med om den skulle använda sig av mellanhänder. Se därför under rubriken ”Vilken tjänst är den upphandlande myndigheten i behov av?” i vårt föregående svar. Oavsett hur den upphandlande myndigheten väljer att utforma sin upphandling så kan specificeringen av myndighetens behov ske genom att myndigheten ställer funktionskrav och utvärderar utifrån grunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

Läs gärna mer om möjligheten att ställa funktionskrav i upphandling på vår webbplats.

Med vänlig hälsning,