Vad innebär skyldigheten att motivera om kontraktet inte delas upp i separata delar?

Hej,

Räcker det med en intern anteckning med motivering som sparas i upphandlingsärendet om varför kontraktet inte delats eller behöver motiveringen finnas med i upphandlingsdokumenten?

Hej,

Bestämmelserna om motiveringsskyldigheten gäller endast vid direktivstyrda upphandlingar. Skyldigheten gäller därmed inte för upphandlingar under tröskelvärdena eller upphandling av tjänster enligt bilaga 2   LOU.

Motiveringsskyldigheten uppstår när den upphandlande organisationen beslutar att inte tilldela ett kontrakt i separata delar. Skälen till beslutet ska då lämnas i

• något av upphandlingsdokumenten, eller
• i en individuell rapport.

Skälen kan med andra ord lämnas antingen i den individuella rapporten eller i något av upphandlingsdokumenten. En intern anteckning som sparas i upphandlingsärendet är därmed inte tillräcklig och uppfyller inte organisationens motiveringsskyldighet.

Upphandlingsdokumenten
Uppgifterna ska anges i "något av upphandlingsdokumenten", om inte detta anges i den individuella rapporten. Med upphandlingsdokument avses varje dokument som en upphandlande organisation använder för att beskriva eller fastställa innehållet i upphandlingen.

Individuell rapport
En upphandlande organisation ska i regel upprätta en individuell rapport för varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. I praktiken bör det ofta vara enklast att ange skälen till att upphandling inte delats upp i rapporten.

Om det inte finns någon skyldighet att upprätta en individuell rapport ska skälen för beslutet att inte dela upp kontraktet anges i något av upphandlingsdokumenten. Det blir exempelvis aktuellt när kontrakt tilldelats på grundval av ett ramavtal som ingåtts med en enda leverantör eller vid tilldelning av kontrakt utan förnyad konkurrensutsättning.

Läs mer

• på Konkurrensverkets webbplats om att motivera varför upphandlingen inte delas och rapporten Dela upp eller motivera i upphandlingen - Rapport om motiveringsskyldigheten i LOU 
• om hur omfattande motiveringen ska vara i inlägget Hur omfattande ska motivering till varför kontraktet inte delas upp vara? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 4 kap. 13–17 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)– bestämmelserna om tilldelning av kontrakt i separata delar
• 4 kap. 14 § LOU – motiveringsskyldigheten
• 12 kap. 15 § LOU – individuell rapport
• prop. 2015/16:195 s. 981 – om undantagen från att upprätta en individuell rapport i förhållande till motiveringsskyldigheten
• 1 kap. 23 § LOU – definition av upphandlingsdokument.

Med vänlig hälsning,

Är en utebliven motivering ett skäl för att upphandlingen kan behöva göras om?

Hej Mattias,

När upphandlingen omfattas av de direktivstyrda reglerna är den upphandlande organisationen skyldig att åtminstone överväga om kontraktets bör delas upp i separata delar. Det föreligger dock ingen skyldighet för organisationen att faktiskt dela upp kontrakt, utan bestämmelserna syftar enbart till att uppmuntra upphandlande organisationer att dela upp kontraktet i separata delar.

I LOU-direktivet, som lagen om offentlig upphandling (LOU) bygger på, står det att den upphandlande organisationen självständigt kan fatta sitt beslut på de grunder den anser vara relevanta, utan att underkastas administrativ eller rättslig kontroll. I LOU står det däremot att myndigheten ska ange skälen för sitt beslut. Ändå finns det inga direkta upphandlingsrättsliga konsekvenser som kan uppstå för den upphandlande organisationen om den undviker att ange en motivering till skälen att inte dela upp kontraktet. Eftersom bestämmelsen främst syftar till att uppmuntra upphandlande organisationer att överväga att dela upp kontraktet i separata delar har vi därför svårt att se att avsaknaden av en motivering skulle kunna utgör sakligt godtagbara skäl för att avbryta upphandlingen.

Om en upphandlande organisation ändå beslutar att avbryta en upphandling har en leverantör möjlighet att ansöka om överprövning av avbrytandebeslutet.
 
Läs mer
För mer information om vad som kan utgöra sakligt godtagbara skäl för att avbryta en upphandling se vårt tidigare inlägg Får en upphandling avbrytas? i vår Frågeportal. Läs även mer om vad som gäller vid överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling på vår webbplats.

Källhänvisningar

• prop. 2015/16:195 sid. 449–455 – bestämmelserna om motiveringsskyldigheten innebär inte någon skyldighet för upphandlande organisationer att faktiskt dela upp kontrakt utan syftar enbart till att uppmuntra organisationer att göra det
• skäl 78 LOU-direktiv – syftet och skälet med bestämmelsen att upphandlande myndigheter bör sträva efter att dela upp kontraktet i separata delar.

Med vänlig hälsning,