Vad händer när det inte går att teckna avtal med antalet leverantörer som man angav i upphandlingen

Hej

Om man upphandlar ett rangordnat avtal och skriver att 3 anbud kommer att antas och där man anger att rangordnad leverantör 1, 2 och 3 får ett visst antal beställningar vardera.

Om det då endast inkommer 1 anbud.

Får man då tilldela den anbudsgivaren samtliga beställningar trots att detta inte framgår i underlaget? Eller får man bara tilldela den volym som angivits för rangordning nummer 1 och sedan skicka ut en ny upphandling för resterande beställningar?

Hej Tobbe,

Inledningsvis bör noteras att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning.

Vi förstår frågan som att det gäller ett ramavtal med en eller flera leverantörer och där kontrakt kommer att tilldelas enligt en angiven fördelningsnyckel. Syftet med bestämmelserna om fördelningsnyckel (exempelvis rangordning) i ett ramavtal är att säkerställa att tilldelning av kontrakt sker på objektiva grunder. Det vill säga att avropet följer de grundläggande upphandlingsprinciperna och inte sker utifrån den upphandlande organisationen godtycke.

Om endast ett godtagbart anbud har kommit in i upphandlingen kan en tilldelning av naturliga skäl inte ske på annat sätt än på objektiva grunder. Den fördelningsnyckel som angavs i upphandlingsdokumentet är därmed av mindre betydelse för att säkerställa en objektiv tilldelning. Om det i upphandlingsdokumenten inte finns någon begränsning i form av ett maxtak per leverantör är det möjligt för den upphandlande organisationen att tilldela den enda godkända leverantören samtliga beställningar utan att behöva genomföra en ny separat upphandling.

En fråga som uppstår är dock om organisationen, i och med ändringen av antalet leverantörer som man avser teckna avtal med, har förändrat förutsättningarna för upphandlingen vilket kan ha påverkat utgången vid det konkurrensuppsökande skedet. Det vill säga; skulle fler leverantörer ha valt att lämna anbud om de visste att ramavtalet skulle kunna bli exklusivt om endast ett anbud blev godkänd? Om så är fallet så finns en risk att en leverantör som inte valde att lämna anbud, på grund av den angivna rangordningen, kan anses ha lidit eller riskerar att lida skada och att det därmed finns en grund att ansöka om överprövning av upphandlingen.

Så vitt vi känner till finns det inga rättsfall som behandlar frågan och det är därmed inte möjligt att dra en slutsats om hur en domstol skulle döma. Det är därför svårt att ge ett konkret svar på din fråga. För att undvika liknande situationer i framtiden så bör den upphandlande myndigheten redan i upphandlingsdokumenten ange vad som sker om det inte är möjligt att teckna avtal med det angivna antalet leverantörer och hur rangordningen i dessa fall då kommer att ske.

Läs mer
I Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 1324–17 ansåg kammarrätten att den upphandlande myndigheten hade brutit mot principen om öppenhet i och med att det i upphandlingsdokumentet helt saknades uppgift om hur många leverantörer som avtal skulle tecknas med och hur tilldelningen av kontrakt skulle ske. Denna uppgift blev således känd för leverantörerna först vid underrättelsen om tilldelning.

Läs gärna mer i om vilka möjligheter och risker det finns med att genomföra en ändring av uppgifter som angetts i upphandlingsdokumenten före anbudstidens utgång, efter anbudstidens utgång men före avtalstecknande samt möjligheten att ändra avtalsvillkor innan ingående av avtal i tidigare inlägg här i Frågeportalen.

Källhänvisning

• 7 kap. 5 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tilldelning av kontrakt som grundar sig på ramavtal med flera leverantörer
• prop. 2015/2016:195 s.518–521 – syftet med bestämmelserna om fördelningsnyckel.

Vänliga hälsningar,