När under inköpsprocessen kan jag egentligen prata med leverantörerna?

När under inköpsprocessen kan jag egentligen prata med leverantörerna, eller kommunicera med dem i andra former för den delen? Kan inte du förklara för mig när, och hur jag kan ha en dialog med leverantörerna före annonsering av min upphandling, under upphandlingen och efter upphandlingen. Det vore toppen om du kunde berätta vad i lagen som reglerar det här.

Hej Nina,

Det finns mycket att skriva om angående dina frågor. Nedan följer en övergripande redogörelse. Återkom gärna om du har följdfrågor.

Före upphandlingsprocessen
Det finns många olika sätt att föra tidig dialog inför en upphandling. Hur tidig dialog får användas reglas inte i lagen offentlig upphandling (LOU), men all dialog måste vara förenlig med de grundläggande upphandlingsprincipern. För tidig dialog är det i första hand principerna om likabehandling och öppenhet som är aktuella.

Läs gärna mer om tidig dialog på vår webbplats.
 
Under upphandlingsprocessen
Upphandlande organisationer ska lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före den sista angivna dagen för anbud, förutsatt att upplysningarna har begärts i god tid. Begäran om sådana upplysningar och upplysningarna lämnas ofta genom upphandlingens frågor och svarsfunktion.

Det är även möjligt för anbudsgivare att komplettera, rätta och förtydliga anbudet under vissa förutsättningar. Detta får ske antingen om att den upphandlande organisationen begär det eller tillåter det. Vid upphandling enligt 19 kap. LOU framgår det av lagtexten att upphandlande organisationer får ha en dialog med en eller flera leverantörer i en pågående upphandling. Dialogen får omfatta rättelser av fel samt förtydliganden och kompletteringar av anbudet eller andra handlingar som leverantören har lämnat in.

Vidare ser möjligheten till dialog och förhandling med anbudsgivarna olika ut beroende på vilket förfarande som används eftersom olika förfaranden medger dialog och alternativt eller förhandling i olika utsträckning.
 
I upphandlingsförfarandet konkurrenspräglad dialog ska den upphandlande organisationen både föra dialog och förhandla inom ramen för förfarandet. Läs mer om konkurrenspräglad dialog på vår webbplats samt i inlägget Vad är konkurrenspräglad dialog? i vår Frågeportal.

Vid innovationspartnerskap och förhandlat förfarande är förhandling med leverantörerna obligatoriskt innan anbuden utvärderas. Vid upphandlingar enligt 19 och 19 a kap. LOU är det även möjligt att förhandla med leverantörerna eftersom det inte finns några bestämmelser för hur förfarandena ska genomföras vid sådan upphandling.

Läs gärna om vad förhandlingarna får omfatta i inlägget Vad får man förhandla om enligt LOU? i vår Frågeportal.
 
Efter tilldelningsbeslut men innan avtalstecknande
Den upphandlande organisationen ska meddela tilldelningsbeslut till alla anbudsgivare och eventuella anbudssökande i upphandlingen. Viss ytterligare information ska även lämnas på begäran av en leverantör som inte tilldelats kontraktet. Läs gärna mer om detta i inlägget Vad ska ett tilldelningsbeslut innehålla? i vår Frågeportal. Möjligheten till förhandling och ändring av avtalsvillkoren efter meddelat tilldelningsbeslut men innan avtalets tecknande berörs i inlägget Får man ändra avtalsvillkor innan ingående av avtal? i vår Frågeportal.
 
Under avtalets löptid
När avtalet väl är på plats finns inga hinder mot att ha en kontinuerlig dialog med leverantören. För vissa typer av avtal kan det vara helt nödvändigt för en ändamålsenlig affärsrelation. Läs gärna mer om detta i vår vägledning Avtalsförvaltning. Notera att det även är möjligt att göra vissa ändringar av befintliga avtal och kontrakt, som då givetvis kräver kommunikation med den befintliga leverantören i mer eller mindre omfattande utsträckning. Läs gärna mer om möjligheten att ändra i befintliga kontrakt och ramavtal i vår uppdragsrapport Ändringar av kontrakt och ramavtal.
 
Källhänvisningar 

• 12 kap. 11 § och 19 kap. 13 §lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – om upphandlande organisationers skyldighet att lämna kompletterande upplysningar
• 4 kap. 9 § LOU – om möjligheten att rätta, förtydliga och komplettera ett anbud
• 19 kap. 15 § LOU – dialog under upphandling
• 6 kap. 20 och 23–24 §§ LOU – om dialog i konkurrenspräglad dialog
• 6 kap. 4 och 8 §§ LOU – om förhandling vid förhandlat förfarande med föregående annonsering
• 6 kap. 34 § LOU – om obligatoriska förhandlingar vid inrättandet av ett innovationspartnerskap
• 19 kap. 16 § LOU – om möjligheten att förhandla vid upphandling enligt 19 kap.  
• 12 kap. 12–13 §§ LOU – om meddelande om tilldelningsbeslut och ytterligare upplysningar
• 17 kap. 8–14 §§ LOU – om möjligheten att ändra befintliga kontrakt och ramavtal.

Med vänlig hälsning,