Går det att delge leverantörens placering på rangordningslista vid förhandlat förfarande?

Hej! Jag arbetar inom en verksamhet som styrs inom LUF. Vi arbetar inte inom offentlighets- och sekretesslagen.  Till nästa år planerar jag en upphandling av Tekniska Konsulter som skall genomföras som ett förhandlat förfarande. Syftet med upphandlingen är att säkerställa ett tillräckligt antal leverantörer inom olika kompetensområden för ett antal regioner. Utifrån tilldelningskriteriet lägsta pris så kommer en rangordningslista tas fram per region och kompetens. Den konsult som avgivit bäst pris för en kompetens och region hamnar högst på listan som sedan styr avropsförfarandet efter rangordningen dvs att nr 1 alltid får frågan före 2.

Min fråga är nu enligt följande: Kan jag i ett förhandlat förfarande skicka ut resp. leverantörs placering och pris inför en förhandling? De få givetvis inte ta del av varandras priser varken indirekt eller direkt, endast deras egna placering och deras egna pris inför en förhandling. Jag kommer vilja tilldela 8 stycken ramavtal för en kompetens. De får då vet inför förhandlingen att exempelvis;
-de ligger på plats 6 för en arkitekttjänst,
-deras avgivna pris 900 sek per timma.
De erbjuds sedan därefter att inkomma med nytt pris/erbjudande ifall de vill påverka sin rankningsplats/placering inom fem arbetsdagar genom att skicka in ny prislista till systemet som loggas.

De får ej heller veta hur många som deltar i upphandlingen samt namnen, eller indirekt eller direkt veta hur mycket det skiljer i priser i jämförelse med övriga anbudsgivare på rangordningslistan. Fullständig sekretesshantering kommer ske från den upphandlade enheten och sammanställningen/utvärderingen sker helt maskinellt genom nyttjande av erkänt system som är placerat inom brandväggar efter att erhållit den via upphandlingssystemet.

Förfarandet kommer tydligt anges i upphandlingsdokumenten (förfrågan). Vid tilldelning och efter förhandling erhåller resp. anbudsgivare sin slutliga placering för respektive kompetens och region.

Hej Bo Torsten,

Den absoluta anbudssekretessen gäller inte för bolag som inte omfattas av OSL
Den absoluta sekretessen vid upphandling framgår av 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Sekretessen omfattar ”uppgift som rör anbud” vilket innebär att sekretessen även omfattar antalet inkomna anbud och anbudsgivarnas identitet. I scenariot du beskriver omfattas den upphandlande enhet inte av OSL. Det innebär att enheten inte behöver iaktta någon absolut sekretess i upphandlingen.

Upplägget kan strida mot likabehandlingsprincipen
En sak som begränsar den upphandlande enhetens handlingsutrymme är de grundläggande upphandlingsprinciperna. Det innebär bland annat att förhandlingarna ska genomföras på ett öppet och likabehandlande sätt genom att enheten dokumenterar kontakterna och att lika situationer inte får behandlas olika och att olika situationer inte får behandlas lika, såvida det inte finns sakliga skäl för en sådan behandling.

En tanke är att anbudsgivaren som är placerad etta kan uppleva att den missgynnas av att den inte känner till antalet anbudsgivare, eftersom anbudsgivaren som är placerad tia vet att det i vart fall finns nio andra anbudsgivare. Vi är dock osäkra på om det kan utgöra ett åsidosättande av likabehandlingsprincipen. Det kan mycket väl finnas andra aspekter i upplägget som kan utgöra ett åsidosättande av likabehandlingsprincipen. Det kan vara lämpligt att bedöma om fler sådana finns innan den upphandlande enheten går vidare med upplägget.

En annan princip, principen om öppenhet, kan eventuellt innebära att upplägget behöver anges i upphandlingsdokumenten.

Utöver begränsningar som följer av de grundläggande principerna har vi svårt att se hur upplägget skulle kunna vara oförenligt med LUF. Mot bakgrund av att det är oklart hur de grundläggande principerna ska appliceras i det beskrivna scenariot får det betraktas som oklart om upplägget är tillåtet. Vi känner inte till att något fall med det upplägg du har beskrivit har prövats i domstol, men ett annat fall som har behandlat hur själva genomförandet av en förhandling gått till och frågan om likabehandlingsprincipen överträtts är HFD 2015 ref. 63. I det aktuella målet genomfördes en förhandling under ett förhandlat förfarande enligt LUF på ett sätt som direkt eller indirekt kunnat ge information om det konkurrerande anbudet. Detta förfarande ansågs strida mot likabehandlingsprincipen.

Läs mer
Läs mer i inlägget Hur gäller sekretessen vid förhandling? om den upphandlande organisationen omfattas av offentlighetsprincipen och OSL.

Med vänlig hälsning,