Vad händer om anbudet är inlämnat av någon annan än anbudsgivaren?

Räknas den som är registrerad i det elektroniska upphandlingsverktyget, och skickar in anbudet, som anbudsgivare?
Vad gäller om det i en bilaga "Anbudsundertecknande och sanningsförsäkran" uppges ett helt annat namn och organisationsnummer?

Hej Monica,

Vem är anbudsgivare?
Vem som är anbudsgivare kan ibland vara svårt att avgöra. För att fastställa vem som är anbudsgivare kan följande punkter vara till hjälp:

1. Kontoinnehavaren i det elektroniska upphandlingsverktyget (nedan kallad leverantör A).
2. Den leverantör som framgår av anbudshandlingarna (nedan kallad leverantör B).
3. Den företrädare som har signerat anbudet, där krav på signatur har ställts.
4. Om det på annat sätt av upphandlingsdokumenten framgår hur leverantören ska vara bundet av sitt anbud.

Nedan följer ett resonemang kring de olika punkterna. Observera att en bedömning måste göras i varje enskilt fall.

1. I de flesta fall är det samma företag som har inkommit med anbudshandlingarna som har ett registrerat konto i det elektroniska upphandlingsverktyget. Kontoinnehavaren, leverantör A, är oftast den som ses som anbudsgivare då de, genom att använda sitt konto, kan anses ha inkommit med anbudet. Ibland kan dessutom elektronisk signatur kopplas till kontoinnehavaren och på så sätt blir det extra tydligt att det är denna leverantör som har inkommit med anbudet.

2. Om det av anbudet, exempelvis genom anbudets undertecknande, framgår att anbudet är inlämnat av leverantör B men att ett annat konto (leverantör A:s) har använts för att lämna in anbudet, måste en bedömning göras i det enskilda fallet om det ändå är möjligt att avgöra vem som är anbudsgivare. Om det inte finns några tveksamheter i anbudshandlingarna om att leverantör B är anbudsgivare, exempelvis genom att leverantör B:s organisationsnummer framgår på korrekt plats samt att alla andra formella krav och förutsättningar är uppfyllda, kan det vara möjligt att godta anbudet.

3. Om den upphandlande organisationen har ställt krav på att anbudet ska vara signerat och det tydligt framgår att signaturen överensstämmer med anbudshandlingarna för leverantör B, och samtliga övriga formella krav och förutsättningar visar att leverantör B är anbudsgivare, skulle det kunna vara korrekt att anta ett sådant anbud även om leverantör A:s konto har använts.

4. Om det i upphandlingsdokumenten anges att leverantören är bunden av sitt anbud genom att inkomma med anbud i det elektroniska upphandlingsverktyget kan det vara svårt att hävda att leverantör B är anbudsgivare då det inte framgår att det är det företaget som har inkommit med anbudet.

Vad händer om fel anbudslämnare anges? 
En konsekvens av att använda ett konto och använda anbudshandlingar till ett annat företag är hur kommunikation sker där anbudssekretess råder och det inte är möjligt att kontakta det företag som inte har lämnat in anbudet via det elektroniska upphandlingsverktyget. Där kan det bli svårt att avgöra vem som egentligen har lämnat in anbudet då det kanske inte finns möjlighet att på ett likabehandlande sätt kommunicera med anbudsgivarna. Detta gäller även vid tilldelning av kontrakt då protokoll och beslut ofta skickas ut genom det elektroniska upphandlingsverktyget. Hur hanteras detta när det inte går skicka det till anbudsgivaren genom det elektroniska upphandlingsverktyget? Om den upphandlande organisationen dessutom använder sig av funktioner i det elektroniska upphandlingsverktyget för att till exempel kontrollera ekonomisk stabilitet, eller andra tjänster som det elektroniska upphandlingsverktyget tillhandahåller och där det framgår av förfrågningsunderlaget ska användas, kan det vara så att det inte är möjligt att kontrollera uppgifterna eller kontrollera dem på ett likabehandlande sätt.

Får man ändra ett anbud?
Som utgångspunkt är det inte är tillåtet göra några ändringar i anbudet efter att anbudstiden löpt ut. Under vissa förutsättningar är det dock möjligt för en anbudsgivare rätta fel, förtydliga eller komplettera innehållet i ett anbud. Läs mer om detta i inlägget Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar? i vår Frågeportal.

Avslutningsvis kan sägas att ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska krav som anges i upphandlingsdokumenten ska som utgångspunkt förkastas. De obligatoriska krav som ställs i en upphandling ska upprätthållas under hela förfarandet. Enligt Högsta förvaltningsdomstolen är det en förutsättning för att upphandlingsdokumentet ska kunna fylla sin konkurrensuppsökande funktion. Potentiella leverantörer måste kunna utgå ifrån att de obligatoriska kraven är så pass viktiga att den som anser sig inte kunna, eller inte vilja, uppfylla kravet avstår från att lämna ett anbud. En upphandlande myndighet måste därför redan vid upphandlingsdokumentets upprättande se till att de krav som ställs är proportionerliga i förhållande till syftet som ska uppnås genom att kravet ställs.

Se även inlägget Är det proportionerligt att förkasta anbud som inte uppfyller krav av ordningskaraktär? i vår Frågeportal angående anbud som inte uppfyller obligatoriska krav.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Gällande punkt 2: "Om det inte finns några tveksamheter i anbudshandlingarna om att leverantör B är anbudsgivare, exempelvis genom att leverantör B:s organisationsnummer framgår på korrekt plats samt att alla andra formella krav och förutsättningar är uppfyllda, kan det vara möjligt att godta anbudet.".

Jag undrar om det finns ett domstolsbeslut i frågan?

Hej Christine,

Det stämmer. Frågan berörs i Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr 859–13.

Med vänliga hälsningar,