Får man förhandla om innehållet i en varukorg?

Vi ser ett problem i att på förhand kunna beskriva produkter och dess kvalitetsnivå i en varukorg. Är det möjligt att ändra innehållet och kraven i en varukorg under en förhandling i syfte att få likvärdiga anbud? Förfarandet skulle då gå till som att man begär in priser på efterfrågade produkter. Därefter justeras kraven på produkterna och nya priser begärs in. Alla anbudsgivare får samma möjlighet.

Detta under förutsättning att förfarandet är beskrivet i upphandlingsdokumenten.

Hej Petter,

Upphandlingsmyndigheten gör inga bedömningar i enskilda fall och kan därför inte avgöra om ett specifikt upplägg är förenligt med bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU).

Det kan inledningsvis konstateras att det är möjligt att förhandla med en eller flera anbudsgivare vid ett upphandlingar under tröskelvärdet. Förhandlingarna får dock inte avse de obligatoriska kraven, tilldelningskriterierna eller tilldelningskriteriernas inbördes vikt. Det är alltså inte möjligt att ändra innehållet och kraven i en varukorg under en förhandling. Syftet med förhandling enligt LOU är att förbättra anbuden så att den upphandlande myndigheten kan erhålla varor, tjänster och byggentreprenader som är anpassade till myndighetens behov. De inlämnade anbuden ska alltså anpassas till underlaget, och inte tvärtom.

Som utgångspunkt gäller alltså att de obligatoriska kraven, tilldelningskriterierna och dess inbördes viktning som fastställts i upphandlingsdokumentet måste upprätthållas under hela förfarandet. Potentiella leverantörer måste kunna utgå ifrån att de obligatoriska kraven är så pass viktiga att den som anser sig inte kunna, eller inte vilja, uppfylla kravet avstår från att lämna ett anbud. Ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven ska därför förkastas, eftersom det skulle strida mot likabehandlingsprincipen att anta ett sådant anbud, se bland annat Högsta förvaltningsdomstolens dom i HFD 2016 ref. 37. Jag har personligen svårt att se att det faktum att det av dig beskrivna förfarandet skulle beskrivas i upphandlingsdokumenten skulle påverka bedömningen. En bedömning måste dock göras utifrån samtliga omständigheter i det enskilda fallet.

I sammanhanget kan även nämnas att svenska domstolar anser att det generellt sett krävs utförlig information för att utvärderingsmodeller och tilldelningskriterier inte ska anses strida mot principen om öppenhet (se exempelvis Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 3257–17).

Vid köp av produkter där det är svårt att beskriva produkterna på en detaljerad nivå kan det vara lämpligt att överväga att omvandla utvalda detaljkrav på produkterna till funktionskrav. Läs gärna mer om att ställa krav på funktion i offentlig upphandling på vår webbplats.

Det kan även vara möjligt att helt tänka om och fundera på om leverantören kan leverera en tjänst istället för ett varukontrakt. Det är ett vanligt upplägg vid exempelvis upphandling av skrivare eller arbetsplatser (datorer med tillbehör).

Källhänvisningar
19 kap. 16 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – Möjligen att förhandla vid upphandlingar under tröskelvärdet.

Med vänliga hälsningar,

Hur är det om man har en varukorg med låt säga 30 artiklar. Vi beskriver varje position och väljer att utvärdera produkterna. Detta gäller arbetskläder och vi väljer ut 10 positioner som vi provar:
- passform
- design
- funktion
- kvalité
Bedömningen är knappt godtagbar, enligt förväntan, över förväntan - ger kommunen ett mervärde.
Vid utvärdering/provning visar det sig att det billigaste anbudet klarar kraven på positionen, men kläderna är obekväma, knäskydd sitter på fel plats vid knäböj, lappar skaver m.m. Men priset är så pass lågt att de, trots utvärdering blir vinnande anbud.
Kan man, i detta läge, förhandla om produkt? Alltså fråga om vinnande leverantör kan byta ut/offerera produkter som övriga leverantörer offererat, och som samtliga i gruppen vill ha? Och får leverantören i så fall höja priset på dessa artiklar i anbudet?
Eller är det smartare att anta leverantören och sedan ändra, vilket man ju får göra upp till 10% av kontraktsvärdet.

Hej Katarina,

Förhandling vid upphandling under tröskelvärdet
Vi utgår ifrån att din fråga rör upphandling enligt 19 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU). Generellt finns det ingen vägledning i varken LOU-direktivet eller i förarbetena till LOU om vad som gäller för förhandling vid upphandlingar som genomförs som ett förenklat förfarande eller ett urvalsförfarande enligt 19 kap. LOU. Huvudregeln vid all upphandling är dock att de grundläggande upphandlingsprinciperna alltid ska upprätthållas.

Utifrån de uppgifter som framgår av frågan kan vi inte se några hinder mot att en upphandlande myndighet frågar vinnande anbudsgivare om denne kan tänkas byta ut de offererade produkterna till produkter som i högre utsträckning uppfyller tilldelningskriterierna. Däremot så kan förhandling som även innebär en höjning av priset för dessa produkter strida mot likabehandlingsprincipen. Läs gärna mer i inlägget Vad får man förhandla om enligt LOU?.

Ändringar av kontrakt och ramavtal
Det finns en möjlighet att ändra i ett kontrakt eller ett ramavtal enligt bestämmelserna i 17 kap. 8-14 §§ LOU. Observera att detta gäller för upphandlingar över tröskelvärdet. Någon liknande begränsning av möjligheten att ändra i ett befintligt ramavtal finns inte i 19 kap. LOU, det vill säga för upphandlingar under tröskelvärdet. I dessa fall gäller istället att möjligheten att ändra i befintliga kontrakt och ramavtal ska bedömas i varje enskilt fall mot bakgrund av de upphandlingsrättsliga principerna.

Läs gärna mer i inläggen Får man ändra ett kontrakt genom att byta ut en vara till en bättre?

Källhänvisningar
17 kap. 8-14 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – Möjligheten att ändra i befintliga kontrakt och ramavtal.

Med vänlig hälsning,