Avtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid vid enstaka köp
Publicerad 23 augusti 2018
Den 25 oktober 2023 blir EU:s nya standardformulär för annonsering av offentliga upphandlingar, eForms, obligatoriskt att använda vid annonsering över tröskelvärdena. Det här inlägget berörs i viss utsträckning av ändringarna men har ännu inte uppdaterats med aktuell information. Vi avser uppdatera inlägget inom kort.
Hej,
Hur ska man tänka när man i annonsen ska ange Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid om det är frågan om ett enstaka köp eller entreprenad?
Åse B
Publicerad 23 augusti 2018
Hej Åse,
I mitt svar nedan utgår jag ifrån löptiden vid tidpunkten för annonsering.
Kontraktet eller ramavtalets löptid
Rättigheter och skyldigheter i ett avtal (det vill säga såväl kontrakt som ramavtal) kan något förenklat hänföras till följande tre olika skeden: prekontraktuella, kontraktuella och post-/efterkontraktuella. Det bör särskilt noteras att det inte är möjligt att generellt hänföra vissa typer av rättigheter och förpliktelser (nedan mellanhavanden) under en viss period eftersom ett avtal i det enskilda fallet kan innehålla rättigheter och skyldigheter av högst varierande slag. Utgångspunkten måste därför vara att dessa måste bedömas var för sig utifrån samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Förhoppningsvis ger redogörelsen en viss ledning i denna bedömning.
I det prekontraktuella skedet har parterna normalt inte några kontraktsrättsliga rättigheter och skyldigheter. Mellan prekontraktuella förhållanden och efterkontraktuella förhållanden finns en grundläggande skillnad i det att vid det prekontraktuella skedet har parterna inte åtagit sig några avtalsrättsliga rättigheter eller förpliktelser.
Den kontraktuella perioden (avtalets löptid) avser vanligen perioden för parternas huvudsakliga mellanhavanden. Vanligen är det inte särskilt svårt att identifiera den kontraktuella perioden i en upphandling, då den i regel anges uttryckligen i avtalsvillkoren i upphandlingsdokumenten. Framgår inte detta brukar vanligen avtalet anses ha löpt ut när parterna har uppfyllt sina respektive åtaganden under avtalet. Ett exempel är vid ett köp av en byggentreprenad, då upphör avtalet vanligen när uppdraget är utfört och godkänt, samt att kunden har betalt.
Det efterkontraktuella skedet består av skyldigheter och rättigheter för parterna som har betydelse även efter att avtalet har upphört att gälla och den primära samverkan enligt avtalet alltså upphört. Förenklat kan man säga att en efterkontraktuell rättighet eller skyldighet syftar till att reglera hur ett visst förhållande ska hanteras efter avtalstiden (kallas ibland avtalad efterverkan). Att detta är en förenkling beror på att man skulle kunna se en efterkontraktuell förpliktelse som ett slags föravtal till det som sker efter avtalets upphörande.
Det är vanligt förekommande med efterkontraktuella mellanhavanden. De kan utformas på olika sätt beroende på avtalets karaktär. Till exempel kan det röra sig om avtalsbestämmelser som skapar ett nytt avtalsförhållande i direkt följd till det ursprungliga avtalet, till exempel en option som den ena parten gett den andra parten i det ursprungliga avtalet. Andra vanligt förekommande efterkontraktuella mellanhavanden är garantiförpliktelser som utlöses efter leverans, sekretessbestämmelser och konkurrensklausuler.
Det är inte alltid lätt att urskilja var gränsen går mellan en kontraktuell och en efterkontraktuell rättighet eller skyldighet. Detta underlättas inte av att en rättighet eller skyldighet kan avse förhållanden som har betydelse både under avtalets löptid som efter det att det upphört. Ett exempel är försäkringsavtal där avtalet upphör men de förpliktelser som täcks av avtalet fortsätter att gälla efter upphörandet, om försäkringsfallet är hänförligt till avtalets löptid.
Ett annat exempel är optioner i kontrakt och ramavtal att förlänga avtalets löptid (förlängningsklausuler). Det är delvis oklart hur sådana ska hanteras vid annonseringstillfället. Det kan argumenteras för att den upphandlande myndigheten vid det tillfället inte känner till om optionen kommer att tillämpas innan avtalets upphörande. Det kan därför te sig naturligt att anta att en eventuell förlängning inte ska räknas med i avtalets löptid vid annonseringstillfället. Utformningen av standardformulär I i genomförandeförordningen stödjer detta:
”Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Antal månader: [ ] eller Antal dagar: [ ]
eller Start: (dd/mm/åååå) / Slut: (dd/mm/åååå)
□ Detta kontrakt kan förlängas
Beskrivning av förlängning:” (se Genomförandeförordningen, standardformulär I, avsnitt II.2.7)
Rättstillämpningen får avgöra vad som gäller i denna fråga. För att läsa mer om efterkontraktuella mellanhavanden se artikeln Efterkontraktuella dispositioner – något om avtalsbestämmelser som överlever själva avtalet av Lars Gorton & Dan Lindmark i I: Bertil Bengtsson 90 år, s. 137–160 med hänvisningar. Artikeln går att hitta med en sökning på internet.
Dynamiska inköpssystemets löptid
Ett dynamiskt inköpssystem ska ha en bestämd giltighetstid. I annonsen ska systemets giltighetstid anges. I lagen om offentlig upphandling (LOU) förekommer även begreppet dynamiska inköpssystemets löptid (se 5 kap. 14 § LOU). Varför denna begreppsskillnad finns framgår vare sig av lagen eller förarbetena mer än att samma terminologi använts i LOU-direktivet. Det kan vara så att vår lagstiftare med dynamiska inköpssystemets giltighetstid menar dess löptid, och tvärtom (se 5 kap. 14 § LOU, 8 kap. 1 § andra stycket LOU och Genomförandeförordningen, standardformulär I, avsnitt II.2.7).
Hur en upphandlande myndighet ska tänka när den bestämmer det dynamiska inköpssystemets löptid är svårt att svara på då det beror på omständigheterna i det enskilda fallet. Det kan vara lämpligt att redan i upphandlingens förberedelsefas identifiera vilket behov det dynamiska inköpssystemet ska tillgodose och anpassa systemets löptid efter detta. Givetvis ska löptiden som anges i annonsen inte avvika från vad som anges i övriga upphandlingsdokument. I sammanhanget kan det nämnas att giltighetstiden för ett dynamiskt inköpssystem kan ändras efter att det har börjat löpa.
Vid enstaka köp av varor, tjänster eller byggentreprenader i ett dynamiskt inköpssystem behöver inte annonsering ske. Däremot ska den upphandlande myndigheten bjuda in alla leverantörer som godkänts som deltagare i systemet, eller om systemet har delats in i kategorier de leverantörer som har godkänts som deltagare inom den kategori som motsvarar berörd upphandling, att lämna anbud.
Källhänvisningar
Med vänlig hälsning,
I mitt svar nedan utgår jag ifrån löptiden vid tidpunkten för annonsering.
Kontraktet eller ramavtalets löptid
Rättigheter och skyldigheter i ett avtal (det vill säga såväl kontrakt som ramavtal) kan något förenklat hänföras till följande tre olika skeden: prekontraktuella, kontraktuella och post-/efterkontraktuella. Det bör särskilt noteras att det inte är möjligt att generellt hänföra vissa typer av rättigheter och förpliktelser (nedan mellanhavanden) under en viss period eftersom ett avtal i det enskilda fallet kan innehålla rättigheter och skyldigheter av högst varierande slag. Utgångspunkten måste därför vara att dessa måste bedömas var för sig utifrån samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Förhoppningsvis ger redogörelsen en viss ledning i denna bedömning.
I det prekontraktuella skedet har parterna normalt inte några kontraktsrättsliga rättigheter och skyldigheter. Mellan prekontraktuella förhållanden och efterkontraktuella förhållanden finns en grundläggande skillnad i det att vid det prekontraktuella skedet har parterna inte åtagit sig några avtalsrättsliga rättigheter eller förpliktelser.
Den kontraktuella perioden (avtalets löptid) avser vanligen perioden för parternas huvudsakliga mellanhavanden. Vanligen är det inte särskilt svårt att identifiera den kontraktuella perioden i en upphandling, då den i regel anges uttryckligen i avtalsvillkoren i upphandlingsdokumenten. Framgår inte detta brukar vanligen avtalet anses ha löpt ut när parterna har uppfyllt sina respektive åtaganden under avtalet. Ett exempel är vid ett köp av en byggentreprenad, då upphör avtalet vanligen när uppdraget är utfört och godkänt, samt att kunden har betalt.
Det efterkontraktuella skedet består av skyldigheter och rättigheter för parterna som har betydelse även efter att avtalet har upphört att gälla och den primära samverkan enligt avtalet alltså upphört. Förenklat kan man säga att en efterkontraktuell rättighet eller skyldighet syftar till att reglera hur ett visst förhållande ska hanteras efter avtalstiden (kallas ibland avtalad efterverkan). Att detta är en förenkling beror på att man skulle kunna se en efterkontraktuell förpliktelse som ett slags föravtal till det som sker efter avtalets upphörande.
Det är vanligt förekommande med efterkontraktuella mellanhavanden. De kan utformas på olika sätt beroende på avtalets karaktär. Till exempel kan det röra sig om avtalsbestämmelser som skapar ett nytt avtalsförhållande i direkt följd till det ursprungliga avtalet, till exempel en option som den ena parten gett den andra parten i det ursprungliga avtalet. Andra vanligt förekommande efterkontraktuella mellanhavanden är garantiförpliktelser som utlöses efter leverans, sekretessbestämmelser och konkurrensklausuler.
Det är inte alltid lätt att urskilja var gränsen går mellan en kontraktuell och en efterkontraktuell rättighet eller skyldighet. Detta underlättas inte av att en rättighet eller skyldighet kan avse förhållanden som har betydelse både under avtalets löptid som efter det att det upphört. Ett exempel är försäkringsavtal där avtalet upphör men de förpliktelser som täcks av avtalet fortsätter att gälla efter upphörandet, om försäkringsfallet är hänförligt till avtalets löptid.
Ett annat exempel är optioner i kontrakt och ramavtal att förlänga avtalets löptid (förlängningsklausuler). Det är delvis oklart hur sådana ska hanteras vid annonseringstillfället. Det kan argumenteras för att den upphandlande myndigheten vid det tillfället inte känner till om optionen kommer att tillämpas innan avtalets upphörande. Det kan därför te sig naturligt att anta att en eventuell förlängning inte ska räknas med i avtalets löptid vid annonseringstillfället. Utformningen av standardformulär I i genomförandeförordningen stödjer detta:
”Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Antal månader: [ ] eller Antal dagar: [ ]
eller Start: (dd/mm/åååå) / Slut: (dd/mm/åååå)
□ Detta kontrakt kan förlängas
Beskrivning av förlängning:” (se Genomförandeförordningen, standardformulär I, avsnitt II.2.7)
Rättstillämpningen får avgöra vad som gäller i denna fråga. För att läsa mer om efterkontraktuella mellanhavanden se artikeln Efterkontraktuella dispositioner – något om avtalsbestämmelser som överlever själva avtalet av Lars Gorton & Dan Lindmark i I: Bertil Bengtsson 90 år, s. 137–160 med hänvisningar. Artikeln går att hitta med en sökning på internet.
Dynamiska inköpssystemets löptid
Ett dynamiskt inköpssystem ska ha en bestämd giltighetstid. I annonsen ska systemets giltighetstid anges. I lagen om offentlig upphandling (LOU) förekommer även begreppet dynamiska inköpssystemets löptid (se 5 kap. 14 § LOU). Varför denna begreppsskillnad finns framgår vare sig av lagen eller förarbetena mer än att samma terminologi använts i LOU-direktivet. Det kan vara så att vår lagstiftare med dynamiska inköpssystemets giltighetstid menar dess löptid, och tvärtom (se 5 kap. 14 § LOU, 8 kap. 1 § andra stycket LOU och Genomförandeförordningen, standardformulär I, avsnitt II.2.7).
Hur en upphandlande myndighet ska tänka när den bestämmer det dynamiska inköpssystemets löptid är svårt att svara på då det beror på omständigheterna i det enskilda fallet. Det kan vara lämpligt att redan i upphandlingens förberedelsefas identifiera vilket behov det dynamiska inköpssystemet ska tillgodose och anpassa systemets löptid efter detta. Givetvis ska löptiden som anges i annonsen inte avvika från vad som anges i övriga upphandlingsdokument. I sammanhanget kan det nämnas att giltighetstiden för ett dynamiskt inköpssystem kan ändras efter att det har börjat löpa.
Vid enstaka köp av varor, tjänster eller byggentreprenader i ett dynamiskt inköpssystem behöver inte annonsering ske. Däremot ska den upphandlande myndigheten bjuda in alla leverantörer som godkänts som deltagare i systemet, eller om systemet har delats in i kategorier de leverantörer som har godkänts som deltagare inom den kategori som motsvarar berörd upphandling, att lämna anbud.
Källhänvisningar
- 8 kap. 1 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - ett dynamiskt inköpssystem ska ha en bestämd giltighetstid
- 8 kap. 4 § LOU - systemets giltighetstid ska anges i annonsen
- 8 kap. 6 § LOU - den upphandlande myndigheten ska anmäla ändringar av det dynamiska inköpssystemets giltighetstid till TED
- 8 kap. 10 § LOU - Inbjudan att lämna anbud ska skickas till samtliga leverantörer som är godkända i systemet eller i den kategori som upphandlingen avser.
Med vänlig hälsning,
Gustav
31 augusti 2018 (Uppdaterat 16 september 2020)
Fråga oss!
Frågeservice är stängt den 29 april på grund av verksamhetsutveckling. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.