Kan man avbryta ett delområde i en delad upphandling och hur gör man då?

Hej,

Vi har gjort en upphandling som är uppdelad i flera delar. Leverantören har haft möjlighet att lämna anbud på ett eller flera delområden.

Vi har anbud i förfrågningsunderlaget angett att en eller flera uppdrag kan komma att avbrytas om anbuden överskrider myndighetens budget.

Vid utvärderingen har det visat sig att vi överskrider vår budget och kan därför inte tilldela alla delar. Vid tilldelningsbeslut, ska man i tilldelningsbeslutet ge en motivering till avbrytandet för x antal delar? Eller ska det vara med i upphandlingsprotokollet? Eller hur bör man tänka?

Tack!

Hej Maria,

Meddela avbrytandebeslut
Det finns ingen reglering i LOU av vad som gäller vid avbrytande av en upphandling som består av ett kontrakt i flera delar. Är delkontrakt i en upphandling fristående i förhållande till varandra brukar dessa behandlas som separata upphandlingar. Är upphandlingen utformad på ett sådant sätt bör det vara möjligt att till exempel avbryta upphandlingen vad gäller en eller flera delar utan att det påverkar övriga delar. När den upphandlande organisationen beslutar att avbryta en upphandling ska anbudssökandena och anbudsgivarna underrättas om beslutet samt skälen för detta snarast möjligt. Vad som avses med snarast möjligt i denna situation får betraktas som oklart. Beroende på omständigheterna i det enskilda fallet kan det vara lämpligt att meddela beslutet även om det sker innan meddelande av beslutet om tilldelning.

Individuell rapport eller dokumentationsplikt
Överstiger upphandlingens värde tröskelvärdet, eller om upphandlingen avser en tjänst av sådant slag som anges i bilaga 2, ska skälen för beslut att inte tilldela ett kontrakt även framgå av den individuella rapporten. Om uppgiften framgår av den upphandlande organisationens efterannons kan organisationen istället hänvisa till efterannonsen.

Understiger upphandlingens värde tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen meddela alla anbudsgivare snarast möjligt skälen för avbrytandet. Den upphandlande organisationen ska även löpande dokumentera genomförandet av upphandlingen. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Rimligtvis borde denna dokumentationsskyldighet även omfatta beslutet att avbryta upphandlingen av ett eller flera delkontrakt.

Källhänvisningar

• 12 kap. 12 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - en skriftlig underrättelse ska snarast möjligt lämnas till anbudssökandena och anbudsgivarna när organisationen beslutar att avbryta en upphandling efter en anbudsinfordran
• 12 kap. 15–16 §§ LOU samt 16 § andra stycket upphandlingsförordningen (2016:1162) - skälen till varför den upphandlande organisationen har beslutat att inte tilldela kontrakt, ingå ramavtal eller inrätta ett dynamiskt inköpssystem ska framgå av den individuella rapporten
• 16 § tredje stycket upphandlingsförordningen - om skälen att avbryta en upphandling framgår av efterannonsen kan organisationen istället hänvisa dit
• 19 kap. 21 § LOU – en upphandlande organisation ska snarast möjligt underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om myndigheten beslutar att avbryta upphandlingen 
• 19 kap. 22 § LOU – en upphandlande organisation ska löpande dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att organisationen ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. Vid upphandling av en tjänst av sådant slag som anges i bilaga 2 ska en upphandlande organisation dokumentera upphandlingen med tillämpning av 12 kap. 15 och 16 §§ om individuella rapporter.

Med vänlig hälsning,