Vilket språk gäller vid olika språkversioner av upphandlingsdokumenten?

Den myndighet jag representerar ger stöd för upphandling inom aktuellt ämnesområde i form av handböcker. I handböckerna finns bl.a. en "blankett" för teknisk specifikation med rubriker för upphandling av olika "standardprodukter". Tanken är att upphandlande enhet ska kunna använda en ifylld blankett - som är på svenska - som underlag för sin upphandling. Den anbudsgivare som svarar på ett annat språk får då själv svara - och ansvara - för översättningen/tolkningen av den tekniska specifikationen.

Nu finns önskemål om att vi ska översätta "blanketten" till engelska, som är ett vanligt svarsspråk vid denna typ av upphandlingar. Då skulle vi i viss mening ha två olika tekniska specifikationer - en på svenska och en på engelska, åtminstone på rubriknivå. Och ansvaret för översättningen dem emellan ligger nu rimligen på upphandlaren - om denne använder eller hänvisar till mallarna i våra handböcker - eller på oss som myndighet? Det skulle ju kunna bli olikheter i specifikationen p.g.a. språkskillnader (eller dålig översättning).

Frågeställningar i sammanhanget är: Ord på vägen om vad vi bör tänka på, juridiska fällor som vi måste se upp med, lämpligheten över huvud taget med att använda två språk parallellt, kan man betrakta/definiera ett språk som "upphandlingsspråk" (svenska) och det andra (engelska) bara som en "översättningsservice" till anbudsgivarna? Ska vi skriva någon form av "brasklapp" på de översatta mallarna i detta avseende?

Hej Clas-Göran,

Ansvaret för uppgifter som framgår av upphandlingsdokumenten i en upphandling ligger alltid på den upphandlande myndigheten som genomför upphandlingen.

Vi kan dessvärre inte avgöra vilket tillvägagångssätt som är lämpligt i varken ert eller en upphandlande myndighets fall. Denna bedömning måste ni respektive den upphandlande myndigheten göra själv utifrån samtliga omständigheter i det enskilda fallet.

Det är i regel synnerligen resurskrävande att säkerställa att en översättning är helt korrekt. Väljer en upphandlande myndighet att utforma en upphandling med två lika giltiga språkversioner behöver den naturligtvis säkerställa att versionerna har samma materiella innehåll. Har inte myndigheten själv personella resurser i form av översättare kan den behöva upphandla denna tjänst.

Allmänt kan nämnas att en upphandlande myndighet bör undvika att ange motsägelsefulla uppgifter i upphandlingsdokumenten. Om det finns två olika versioner (exempelvis en svensk och en engelsk version) avseende samma sak i upphandlingsdokumenten kan det vara lämpligt att säkerställa att versionerna har samma materiella innehåll (det vill säga att de motsvarar varandra). Detta kan då anges i upphandlingsdokumenten med exempelvis frasen ”Språkversionerna har samma giltighet.”.

Är det inte möjligt att säkerställa att olika versioner avseende samma sak motsvarar varandra kan det vara lämpligt att bestämma att en av versionerna är den enda gällande. Detta kan då anges tydligt i upphandlingsdokumenten med exempelvis frasen ”Endast den svenska språkversionen är giltig”.

Är upphandlingsdokumenten motsägelsefulla till den grad att de inte anses förutsebara kan eventuellt den upphandlande myndigheten anses agera i strid med de grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet. I sådana fall kan det vara lämpligt att överväga att avbryta upphandlingen.

Med vänlig hälsning,