Extern remiss och dialog vid förhandlat förfarande (LUF)

Hej!

Jag har två frågor (oberoende av varandra) om vad som gäller vid ett förhandlat förfarande enligt LUF;

1. Är det möjligt att efter prekvalificering av anbudssökande skicka ut upphandlingsunderlaget på extern remiss till kvalificerade leverantörer?
2. Är det möjligt att efter prekvalificering av anbudssökande och innan upphandlingsunderlaget är utskickat, ha enskilda dialogmöten med de kvalificerade leverantörerna? Syftet med de enskilda mötena är att få in information kring kravnivåer, produktlösningar osv. Självklart ges alla kvalificerade leverantörer samma möjlighet med samma frågor och allting dokumenteras.

Tack på förhand,

Hej Alicia,

Svaret nedan avser upphandling enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

1. Det bör vara möjligt att skicka ut upphandlingsdokumenten på extern remiss till de leverantörer som omfattas av kvalificeringssystemet, på samma sätt som upphandlingsdokumenten i andra fall skulle kunna skickas ut på extern remiss till vilken leverantör som helst innan upphandlingen är annonserad.

En upphandlande organisation som har ett kvalificeringssystem kan bjuda in de leverantörer som är kvalificerade i systemet att komma in med anbud. Väljer den upphandlande organisationen att använda kvalificeringssystemet kan organisationen endast bjuda in de leverantörer som är kvalificerade att ingå i systemet. Prekvalificeringen i sig garanterar dock inte en slutlig kvalificering för en viss upphandling som senare annonseras i systemet.

I ett förhandlat förfarande med föregående annonsering är det inte tillåtet att ha en dialog med leverantörerna efter de har kvalificerat sig till steg två, men innan de har lämnat anbud. Med dialog avser vi här dialog under pågående upphandlingsförfarande i den mening som framgår av bestämmelserna om dialog i en konkurrenspräglad dialog.

I ett förhandlat förfarande med föregående annonsering är det däremot tillåtet att förhandla. Dialog är inte samma sak som förhandling i upphandlingsrättslig mening. Det är dessvärre relativt oklart hur förhandling förhåller sig till dialog i praktiken, exempelvis om de delvis överlappar varandra. Rättstillämpningen får avgöra vad som gäller i denna fråga.

Vad förhandlingarna får omfatta är dock begränsat, se inlägget Vad får man förhandla om enligt LUF? i vår Frågeportal.

Något som dock är klart är att förhandling kan leda till att ändringar sker i upphandlingsdokumenten. Med det sagt bör man inte glömma bort att syftet med förhandlingarna ska vara att förbättra anbuden så att den upphandlande organisationen kan erhålla varor, tjänster och byggentreprenader som i högsta möjligt mån är anpassade till organisationens särskilda behov. De inlämnade anbuden ska således anpassas till underlaget, och inte tvärtom. En annan sak är att det till följd av förhandling kan behöva göras vissa justeringar i upphandlingsdokumenten.

Rättstillämpningen får avgöra om det är möjligt att be om synpunkter på ett preliminärt upphandlingsdokument efter sista dag för anbudsansökan men innan anbudsgivning i något annat annonserat upphandlingsförfarande än konkurrenspräglad dialog.

2. Även svaret på din andra fråga beror på om ni använder er av ett kvalificeringssystem eller inte. Använder ni er av ett sådant system är den enskilda upphandlingen ännu inte påbörjad, vilket innebär att det inte finns några hinder mot att föra dialog genom enskilda möten.

Använder ni er inte av ett kvalificeringssystem är det oklart om det är möjligt att ha den typen av dialogmöten efter sista dag för anbudsansökan men innan anbudsgivning. Rättstillämpningen får avgöra vad som gäller i denna fråga. Det är dock möjligt att ha dialogmöten i förfarandet konkurrenspräglad dialog. Det kan vara lämpligt att genomföra upphandlingen genom en konkurrenspräglad dialog istället för ett förhandlat förfarande om det finns ett behov av dialog för att exempelvis precisera tekniska specifikationer under upphandlingens gång. Dialogen ska föras individuellt mellan den upphandlande organisationen och varje enskild dialogdeltagare. Därutöver ska dialogen endast avse den deltagarens förslag och lösning. Den upphandlande organisationen ska således diskutera med respektive dialogdeltagare om det som är relevant för dennes lösning. Eftersom upphandlingen är påbörjad råder absolut anbudssekretess vilket innebär att anbudssökandena inte ska ha kännedom om varandras deltagande i upphandlingen. Den absoluta anbudssekretessen har införts i syfte att förhindra anbudskarteller.

Läs mer
Läs även vad som gäller vid motsvarande situation vid upphandling enligt LOU i inlägget extern remiss vid förhandlat förfarande med föregående annonsering i vår Frågeportal. Du kan även läsa mer om sekretessreglernas innebörd vid upphandling på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 6 kap. 13–18 §§ lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – bestämmelser om konkurrenspräglad dialog
• 19 kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) – absolut anbudssekretess
• prop. 2001/02:142 s. 55 med hänvisningar – den absoluta anbudssekretessen har införts i syfte att förhindra anbudskarteller.

Med vänliga hälsningar,