Är det proportionerligt att ställa krav på förpackningsstorlekar?

Begränsningar i förpackningsstorlek är något som blivit vanligt i upphandlingar av kontorsmateriel. Det gör att den sittande leverantörens förpackningsstorlek är den som utgör önskad antal i förpackningen. Detta ger sittande leverantör en väldigt fördel och vi övriga får då försöka hitta produkter som klarar kraven och lägga upp dem tillfälligt i vår webbshop eller skapa produktblad. Jag undrar om det har kommit ut någon rekommendation angående förpackningsstorlekar till Offentliga Upphandlare? Detta förekom inte alls för något år sedan och nu är detta krav i med i alla upphandlingar. Det har heller aldrig varit något problem med för stor eller små förpackningar utan vi har alltid fått räkna om priset inom rimliga gränser.

Hej Maria,

Upphandlingsmyndigheten har inte kommit med rekommendationer eller vägledningar angående förpackningsstorlekar, vikt, antal eller liknande. Huruvida vissa branschorganisationer inom olika områden har försökt sig på något liknande känner jag inte till.

En upphandlande myndighet har som huvudregel en stor frihet att själv utforma sin upphandling utifrån de aktuella behoven. En upphandling får dock inte utformas i syfte att begränsa konkurrensen så att vissa leverantörer gynnas eller missgynnas på ett otillbörligt sätt. Detta innebär bland annat att krav och villkor måste ha en koppling till upphandlingsföremålet och hålla sig inom de ramar som ges av de grundläggande upphandlingsprinciperna, däribland proportionalitetsprincipen.

Även upphandlingsdokument som inte är optimalt utformade får godtas under förutsättning att de grundläggande upphandlingsprinciperna inte träds för när. Den upphandlande myndigheten måste alltså hålla sig inom de ramar som följer av de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. En av dessa principer är proportionalitetsprincipen. Principen innebär bland annat att krav som ställs i upphandlingsdokumenten ska stå i proportion till det behov som ska täckas av upphandlingen och till de mål som eftersträvas. Ett krav som exkluderar en leverantör måste vara relevant och av inte oväsentlig betydelse.

Läs mer om proportionalitetsprincipen och de övriga grundläggande upphandlingsprinciperna på vår webbplats och i inlägget Kan man ställa så höga hållbarhetskrav att vissa leverantörer inte kan lämna anbud? i vår Frågeportal.

Om jag förstår dig rätt kan kraven formuleras annorlunda för att bättre tillvarata konkurrensen på marknaden samtidigt som kraven uppfyller behoven som den upphandlande myndighetens eftersträvar att fylla. Denna feedback kan leverantören med fördel lämna till upphandlande myndigheter i ett så tidigt skede som möjligt för att öka möjligheten till att kraven i upphandlingar formuleras mer proportionerligt. Det bör ligga i den upphandlande myndighetens intresse att ta till sig feedback av detta slag då ökad konkurrens leder till en bättre affär för den upphandlande myndigheten.

Källhänvisningar
RÅ 2002 ref. 50 – även upphandlingsdokument som inte är optimalt utformade får godtas under förutsättning att de grundläggande upphandlingsprinciperna inte träds för när.

Uppdaterad: den 31 januari 2020

Med vänlig hälsning,