Går det att sekretessbelägga RFI-svar?

I en av Upphandlingsmyndighetens informationsbroschyrer står det att:

"Den ansvariga upphandlaren på PTS framhåller att ett problem är att man som upphandlande myndighet inte kan sekretessbelägga RFI-svar, eftersom endast sådan information som ingår i en affärsrelation betraktas som företagssekretess."

Är detta sant?

Hej,

Notera att informationen togs fram i intervjuform och återspeglar den intervjuades syn på RFI-svar. Det bör även nämnas att svaret utgår från den intervjuades uppfattning vid den aktuella tidpunkten.

Ett skriftligt RFI-svar som inkommit till en myndighet utgör som utgångspunkt en allmän handling. Frågan om ett sådant RFI-svar kan omfattas av sekretess med hänvisning till sekretess till skydd för enskilds affärsförbindelse med myndigheten har varit oklar, eftersom det kan diskuteras om det finns en affärsförbindelse mellan den som lämnar ett RFI-svar och myndigheten.

Kammarrätten har dock uttalat att företag som har lämnat uppgifter på uppmaning av en upphandlande organisation inför en kommande upphandling får anses ha trätt i affärsförbindelse med myndigheten på det sätt som avses i den aktuella bestämmelsen. Uppgifter som lämnas av en leverantör i samband med en RFI kan alltså omfattas av sekretess till skydd för den enskilde. Det krävs dock alltid en bedömning i varje enskilt fall om uppgifterna som lämnats är känsliga i den mening att det kan antas att företaget kan lida skada om uppgifterna lämnas ut.

Eventuellt kan även bestämmelserna om sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intresse aktualiseras i samband med en RFI.

Källhänvisningar

• 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) – sekretess till skydd för enskild som trätt i affärsförbindelse med en myndighet
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 4103-22 – uppgifter i RFI-svar kan omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 § OSL
• 19 kap. 3 § första stycket OSL – sekretess till skydd för det allmänna.

Med vänlig hälsning,

Kan själva RFI:n sekretessbeläggas? Det vill säga att det utskickade remissunderlaget bara får hanteras av de leverantörer som fått det och att de inte får sprida det vidare?

Hej Camilla,

Ja, om uppgifter i en RFI omfattas av sekretess har myndigheten en skyldighet att sekretessbelägga uppgifterna. Det är alltså ingen valmöjlighet utan en skyldighet.

Angående din sista fråga, om utsträckning av sekretess vid användning av externa referensgrupper, hänvisar vi till inlägget Från och med när gäller "absolut sekretess" i en upphandling?.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Räknas inkomna svar från en RFI som del av ett framtida upphandlingsunderlag dvs omfattas de av upphandlingssekretess (eller blir de ”genast” allmänna handlingar)? För enskild leverantör kan andra leverantörers svar vara viktig information för att ex förstå konkurrens och prissättning vid ett senare upphandlingstillfälle

Hej Sofia,

För att avgöra om ett inkommet svar från en RFI är en allmän handling och om den i så fall omfattas av sekretess behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vilket innebär att vi inte kan svara på din fråga. Generellt sett gäller följande.

Det är den upphandlande organisationen som självständigt ska genomföra sekretessprövningen inför varje begäran om att ta del av en allmän handling. Det går alltså inte att på förhand bedöma utfallet i en sekretessprövning.

När man talar om ”upphandlingssekretess” hänvisar man vanligtvis till 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Tyvärr är en sådan hänvisning otydlig eftersom det inte framgår om det avser första, andra eller båda styckena i bestämmelsen.

Bestämmelsen om absolut sekretess i upphandling som framgår av 19 kap. 3 § andra stycket OSL omfattar endast uppgifter som rör anbud. Det är oklart om ett RFI-svar kan anses utgöra sådana uppgifter. Detta gäller i synnerhet om den upphandlande myndigheten inte har bjudit in leverantörerna till att lämna in en ansökan, ett anbud eller annonserat upphandlingen. Notera dock att bestämmelsen kan vara tillämplig innan anbudsansökan eller anbud lämnas, se exempelvis inlägget Visning av lokaler - hindrar absolut sekretess gemensam visning? i vår Frågeportal.

Utöver den aktuella sekretessbestämmelsen finns ett stort antal andra bestämmelser i OSL som myndigheten behöver ta hänsyn till vid en sekretessprövning. Andra exempel på bestämmelser är 19 kap. 3 § första stycket och 31 kap. 16 § OSL som nämns i det första svaret ovan.

Läs mer om offentlighet och sekretess på vår webbplats.

Om deltagande i förberedelserna av en upphandling
Om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna av en upphandling, ska de andra anbudssökandena eller anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som har lämnats i det sammanhanget. Läs mer om det i inlägget Måste man informera om vilka leverantörer man träffat under förberedelsefasen? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 19 kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) – absolut sekretess i upphandling
• 19 kap. 3 § första stycket OSL – sekretess i vissa fall i upphandling
• 31 kap. 16 § OSL – sekretess vid enskildas affärsförbindelser med myndigheter med mera.

Med vänlig hälsning,