Måste en anbudsförteckning upprättas och sparas vid anbudsöppning?

Hej

Jag undrar om det är fortfarande nödvändigt att spara protokoll på anbudsöppningar. Vad säger LOU om detta t.ex. i 12 kap.?

Vi använder sedan många år tillbaka ett elektroniskt upphandlingssystem. Det innebär att det är i princip omöjligt att manipulera anbudsöppningar eftersom det är upphandlingssystem som sköter detta. Dessutom skriver vi i alla våra tilldelningsbeslut (utvärderingsrapporter) när anbuden öppnades och av vem(alltid 2 upphandlare på myndigheten). Vi tycker att öppningsprotokoll är en kvarleva från den tiden man hade anbuden i pappersform.

Vad tycker ni? Finns det något regelverk som reglerar detta?

MVH
Gregor Szmaglinski

Hej Gregor,

Det stämmer att det i 12 kap. 10 § lagen om offentlig upphandling (LOU) finns regler om anbudsöppning. Av dessa följer att anbuden som öppnas ska föras upp i en förteckning som ska bestyrkas av de som deltar i förrättningen. Förfarandet omfattar alla anbud oavsett vilket kommunikationsmedel som använts av leverantören och inkluderar elektroniska anbud.

Det är alltså obligatoriskt för den upphandlande organisationen att vid anbudsöppningen upprätta en förteckning och bestyrka densamma. Detta sker normalt genom att en utskrift av förteckningen undertecknas fysiskt. LOU ställer emellertid inga krav på att bestyrkandet måste ske i pappersform. Det är i annat fall upp till den upphandlande organisationen att visa att kravet på bestyrkande har tillgodosetts elektroniskt.

Vissa allmänna följdkommentarer som angränsar till din fråga
När förteckningen väl upprättats utgör den en allmän handling om den upphandlande organisationen omfattas av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Handlingen omfattas även av bestämmelser i andra lagar, såsom arkivlagen.

Arkivlagen gäller för majoriteten av alla myndigheter. Enligt den ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Gallring i dessa arkiv får endast ske om det är förenligt med dessa krav. På den statliga sidan sker gallring normalt med stöd av föreskrifter eller särskilda beslut av Riksarkivet, medan gallringsföreskrifter för kommunala myndigheter i allmänhet meddelas av kommunerna själva.

För upphandlande organisationener som inte omfattas av arkivlagen ska bland annat anbudsförteckningar förvaras på ett betryggande sätt efter att upphandlingen avslutats, samt att handlingarna ska bevaras i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades.

Vidare finns en allmän dokumentationsplikt vid upphandlingar vars värde som uppgår till minst 100 000 kronor. Genomförandet av en upphandling ska löpande dokumenteras, därutöver ska dokumentationen vara tillräcklig för att motivera organisationens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Som exempel nämns i förarbetena kommunikation med leverantörer, interna överläggningar, utformning av upphandlingsdokumenten, eventuella dialoger eller förhandlingar samt urval och tilldelning av kontrakt.

Avslutningsvis innehåller LOU vissa ytterligare regler om den upphandlande organisationens skyldigheter avseende dokumentation och tillgång till kontrakt.

Källhänvisningar

• 12 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – anbudsöppning
• prop. 2006/07:128 s. 376 – anbudsöppningsöppningsförfarandet omfattar alla anbud oavsett vilket kommunikationsmedel som använts
• 3 § arkivlag (1990:782) – myndigheternas arkiv
• 12 kap. 17 § andra stycket LOU – upphandlande organisationer som inte omfattas av arkivlagen ska förvara bland annat anbudsförteckningar
• 12 kap. 14 § och 19 kap. 30 § LOU samt prop. 2015/16:195 s. 675 – dokumentationsplikt
• 12 kap. 14–24 §§ LOU – ytterligare regler om dokumentation och tillgång till kontrakt.

Med vänlig hälsning,