Går det att utvärdera baserat på intervjuer?

Hej,

Vi har funderingar kring hur utvärderingar av anbud kan ske på bästa sätt.

1. Vi vill undersöka möjligheten att vikta framtida anbud av ramavtalet på intervjuer varav leverantörers skriftliga anbudssvar enbart ska komplettera viktningen av intervjusvaren. Hur ser ni på dessa möjligheter och har ni något tips på hur utvärderingsmallar kan utformas utifrån intervjukriterier? Har ni några bra guider för att få ett utvärderingsteam att förstå utmaningar och "tänk på" i en kvalitativ utvärderingsmodell?
   
   
2. Finns det möjlighet att korta ner avtalsspärren på 10 dagar under ett ramavtal (Programvaror och tjänster – systemutveckling under kammarkollegiet) efter ett tilldelningsbeslut?

Vänliga hälsningar

Hej!

Möjligheten till viktning baserat på intervjuer
Det framgår inte av din fråga om det redan finns ett ramavtal. Om det finns ett ramavtal kan nämnas att de leverantörer som är parter i ramavtalet vid en förnyad konkurrensutsättning ska inbjudas att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Dessa villkor får, om det är nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som har angetts i något av upphandlingsdokumenten för ramavtalet.

Att använda sig av intervjuer vid anbudsutvärderingen kan vara förenat med vissa upphandlingsrättsliga risker, inte minst på grund av att det kan vara svårt att bedöma dem på ett objektivt och transparent sätt. För att en utvärderingsmodell ska vara tillåten måste givetvis de grundläggande upphandlingsprinciperna iakttas.

Om en upphandlande myndighet ändå väljer att genomföra intervjuer måste förutsättningarna för detta redogöras för så utförligt som möjligt i upphandlingsdokumentet. Otydligt formulerade förutsättningar riskerar att strida mot de grundläggande upphandlingsprinciperna.

Tillgång till utvärderingsmallar 
Upphandlingsmyndigheten har dessvärre inte tagit fram utvärderingsmallar eller vägledningar avseende vad man ska tänka på inför utformandet av just sådana utvärderingsmodeller som du beskriver. För äldre publikationer om utvärderingsmetoder, se bland annat:

• Konkurrensverkets uppdragsrapport Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig upphandling: En inventering och analys av utvärderingsmetoder inom offentlig upphandling (2004:1)
• Konkurrensverkets uppdragsforskningsrapport Att utvärdera anbud: Utvärderingsmodeller i teori och praktik (2009:10)

Notera att dessa är gamla och publicerades innan den nya upphandlingslagstiftningen trädde i kraft 1 januari 2017. De kan därför innehålla inaktuell information.

Avtalsspärr vid avrop
En upphandlande myndighet behöver inte tillämpa bestämmelserna om avtalsspärr vid tilldelning av kontrakt med förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal. Vid förnyad konkurrensutsättning får en upphandlande myndighet iaktta en frivillig avtalsspärr genom att skicka ett tilldelningsbeslut enligt 12 kap. 12 § lagen om offentlig upphandling (LOU) samt iaktta en avtalsspärr enligt 20 kap. 1 § LOU för att försäkra sig om att kontraktet inte riskerar att ogiltighetsförklaras i ett senare skede.

Läs mer
Se generell information om grund för utvärdering på vår webbplats. Se även inlägget Finns det några rekommendationer kring vikning när det gäller pris mot kvalitet? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 7 kap. 9 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – förfarandet vid en förnyad konkurrensutsättning
• Förvaltningsrätten i Uppsalas dom i mål nr 3490–12 E – resonemang om att förutsättningarna för intervjuer måste redogöras för så utförligt som möjligt i upphandlingsdokumentet
• 20 kap. 2 § LOU – en upphandlande myndighet behöver inte tillämpa bestämmelserna om avtalsspärr vid tilldelning av kontrakt med förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal
• 20 kap. 13 första stycket punkten 2 LOU – en upphandlande myndighet får iaktta en frivillig avtalsspärr vid förnyad konkurrensutsättning.
  

Med vänliga hälsningar,