Måste vinnande anbudsgivare lämna in brottsregisterutdrag till utländsk myndighet?

Hej,

Vi har fått en tilldelning och nu har vi fått de kompletterade frågorna/begäran dokument från upphandlingsenheten i Finland (Tampere, motsvarande ungefär Landsting). De frågar efter belastningsregister både VD och Styrelseordförande (per post och med frankerat kuvert så att de kan skicka tillbaka de till oss). Vi är ett nordiskt marknadsbolag i en stor global koncern och vår styrelseordförande är en person i Spanien med en annan hög position i företaget. Tycker att det känns lite onödigt att vi måste begära belastningsregister på honom? Kan vi invända mot detta? Tacksam svar.

mvh

Hej Anki!

Jag uppfattar din fråga som att ni deltar i en upphandling som genomförs i Finland. Era frågor bör därför i första hand till upphandlingsstödet i Finland (Rådgivningsenheten för offentlig upphandling) och den upphandlande enheten i fråga.

En finsk upphandlande enhet lyder under finsk rätt. Både den svenska och finska upphandlingslagstiftningen grundas dock på EU:s upphandlingsdirektivet och innehåller därför i huvudsak samma bestämmelser. I finsk rätt gäller lag (29.12.2016/1397) om offentlig upphandling och koncession för konkurrensutsättning av upphandling. Reglerna om obligatoriska grunder för uteslutning framgår av 10 kap. 80 § och omfattar lagakraftvunna domar gällande viss typ av brottslighet.

Enligt den finska lagstiftningen ska den upphandlande enheten kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in aktuella intyg för att utreda om det finns grund för obligatorisk uteslutning innan ett upphandlingskontrakt ingås. I Finland godkänns finska straffregisterutdrag (i LOU kallas detta för brottsregisterutdrag) för utredningen, samt straffregisterutdrag utfärdade i anbudsgivarens ursprungs- eller etableringsland som avser en medlem i dess förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller en person som utövar representationsbesluts- eller tillsynsmakt. Om ett sådant intyg inte utfärdas i anbudsgivarens etableringsland ska istället en försäkran under ed eller högtidlig försäkran (sanningsförsäkran) som avlagts av en representant för anbudsgivaren godtas som bevis (se 10 kap. 88 § första och fjärde stycket).

De nationella reglerna kring straffregisterutdrag skiljer sig åt mellan EU:s medlemsstater. Vissa länder saknar registerutdrag som kan användas som ”straffregisterutdrag” enligt upphandlingslagstiftningen. Det är detta som åsyftas med den sista meningen i stycket ovan. En sådan situation innebär att det straffregisterutdrag som efterfrågas måste ersättas med en sanningsförsäkran om straffregisterutdraget inte utfärdas i anbudsgivarens etableringsland. Här i Sverige har Upphandlingsmyndigheten tillsammans med polisen i en skrivelse, daterat den 10 mars 2017, bedömt att utdrag ur det svenska belastningsregistret utdraget inte är användbar som ett brottsregister-/straffregisterutdrag enligt upphandlingslagstiftningen.

Om den finska upphandlande enheten ifråga har ställt krav på att både VD och styrelseordförande ska inkomma med straffregisterutdrag så är det ett krav som ni i grund och botten måste efterleva. Ni kan därför inte bortse från dessa krav trots att det kan framstå som onödigt. En upphandlande enhet kan inte avvika från upphandlingens obligatoriska krav om det innebär en överträdelse av likabehandlingsprincipen. Som nämnts ovan kan dock straffregisterutdraget ersättas med en sanningsförsäkran om utdraget inte utfärdas i det aktuella landet. Så är fallet i Sverige, vilket redovisats ovan. Hur det ser ut i Spanien har vi inga uppgifter om.

Vi föreslår att ni tar kontakt med den aktuella upphandlande enheten för frågor som rör upphandlingens krav och utformning.

Uppdaterad: den 13 november 2019

Med vänliga hälsningar,

Hej!
Vi är i samma situation som frågeställaren ovan; vunnit ett anbud i Finland och upphandlaren kräver nu inför kontraktsignering att samliga i styrelsen och VD´s belastningsregister uppvisas. Vi har förklarat att det är sanningsförsäkran som gäller från svenska företag men de accepterar inte. Finns det någon information på engelska om detta som vi kan hänvisa till?
Mvh
Louise

Hej Louise,

Utöver vad min kollega svarat ovan kan vi nämna att EU-kommissionen har tagit fram ett verktyg (e-Certis) som innehåller information om certifikat och bevis och har bland annat som syfte att underlätta jämförelse mellan motsvarande dokument i olika medlemsstater. Ett intyg som krävs in vid en offentlig upphandling i ett EU-land har inte alltid en exakt motsvarighet i ett annat land. Detta ska i sig inte hindra en leverantör från att lämna anbud över nationsgränser inom unionen.

E-Certis är ett informationsverktyg som syftar till att såväl upphandlande myndigheter som leverantörer ska få tillgång till detaljerad information och kunna identifiera dokument som används eller är nödvändig för kvalificering av leverantörer i de olika medlemsstaterna och identifiera lokala motsvarigheter. Det kan till exempel handla om dokument som visar att vissa befattningshavare i företag inte varit fällda för viss brottslighet, eller att företagen är registrerade på det sätt som efterfrågas och att det betalat skatt.

I Sverige är det Upphandlingsmyndigheten som är ansvariga för att ange i e-Certis vilka bevis som finns tillgängliga i medlemsstaten som avser grunder för uteslutning och kvalificeringskrav. Informationen finns tillgänglig på bland annat engelska. I Sverige finns ingen tillgång till ett sådant utdrag från brottsregister som avses i lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär att svenska leverantörers företrädare inte kan kontrolleras med hjälp av ett utdrag utan istället kontrolleras med hjälp av en sanningsförsäkran. Att inte godta en sanningsförsäkran kan strida mot principen om icke-diskriminering.

Läs mer om e-Certis på EU-kommissionens webbplats

Med vänlig hälsning,