Är det möjligt att förlänga avtalstiden när det inte finns option?

Hej!

Frågan om det är möjligt att förlänga ett avtal (+1 år) utöver de tidsangivelser som anges i avtalet.

Ett ingånget offentligt upphandlat avtal (öppet förfarande) löper på fyra år exp. mellan 2013-01-02 - 2017-01-01 (inga optioner är avtalade). Avtalet avser en tjänst som är investeringstung båtar, lastbilar etc. vilka delvis ska betala sig under avtalstiden.

1. Är det möjligt enligt LOU att förlänga avtalet ytterligare ett år (till 2018-01-01) trots att detta inte framgår av avtalet eller tidigare annonserat förfrågningsunderlag, eller kommer detta utgöra en otillåten direktupphandling?

2. Har det någon betydelse enligt LOU att det avser investeringstunga tjänster?

3. Har det någon betydelse om avtalet anses vara 1. tjänstekontrakt, 2. ramavtal?

4. Har det någon betydelse om tjänsterna har stor samhällsbetydelse för kommunens invånarna (typ försörjning av avfallshantering, livsmedel)?

Hej,

I lagen om offentlig upphandling (LOU) finns bestämmelser om ändringar av kontrakt och ramavtal. Med anledning av ändringsbestämmelserna i LOU bör, om förutsättningarna i bestämmelsen är uppfyllda i det enskilda fallet, kunna tillämpas för att förlänga avtalstiden. Detta gäller även om det inte finns något stöd för förlängning i avtalsvillkoren. Det kan i vart fall av bestämmelsens ordalydelse inte utläsas att bestämmelsen inte skulle kunna tillämpas för att förlänga ett avtal. Om det däremot var lagstiftarens avsikt att bestämmelsen skulle kunna användas för denna typ av ändring framgår inte. Vilka ändringar som är tillåtna enligt bestämmelserna får ytterst avgöras i rättstillämpningen.

I normala fall får ramavtal som är upphandlade enligt LOU inte löpa längre än fyra år om det inte finns särskilda skäl. Om kontraktsföremålet för antingen den upphandlande organisationen och/eller anbudsgivaren kräver stora investeringskostnader med lång avskrivningstid kan det vara ett särskilt skäl för att använda längre avtalstider än fyra år om det rör sig om ramavtal enligt LOU. Detta bör i sådant fall beaktas när avtalstiden bestäms i upphandlingsprocessen, inte när avtalet väl löper.

Det har ingen betydelse om avtalet är ett kontrakt eller ramavtal (med undantag för fyraårsregeln för ramavtal). Vad som har betydelse är om det föreligger omständigheter som medger en rätt att tillämpa någon av ändringsbestämmelserna i det enskilda fallet.

Vi skulle inte heller säga att det som regel har någon betydelse att tjänsterna är av en stor samhällsbetydelse. Den omständigheten att ett avtal är på väg att löpa ut bör vara en känd omständighet för den upphandlande organisationen, det har i rättsfall konstaterats att bristande planering hos den upphandlande organisationen inte är en omständighet som medför att den upphandlande organisationen kan genomföra en direktupphandling eller ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering på grund av synnerlig brådska eller liknande. För att det ska vara tillåtet med direktupphandling på grund av synnerlig brådska krävs det att det ska vara fråga om omständigheter som den upphandlande organisationen själv inte har känt till och kunnat råda över.

Källhänvisningar

• 17 kap. 8–14 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – ändringar av kontrakt och ramavtal
• 7 kap. 2 § LOU – i normala fall får ramavtal som är upphandlade enligt LOU inte löpa längre än fyra år om det inte finns särskilda skäl
• prop. 2015/2016:195 s. 1008 – exempel när det finns särskilda skäl till att ett ramavtal löper under en längre tid än fyra år.

Med vänlig hälsning,

Jämför Svea hovrätts dom svea-hovr-t-7651-18, förlängning vs direktupphandling där även frågan om senaste tidpunkt för förlängning berörs.