Förlänga avtal men inte med alla leverantörer?

Vi har ett upphandlat avtal (öppet förfarande) där vi tilldelade och tecknade avtal per ort. Vi fick totalt fyra leverantörer som alltså har avtal för en eller flera orter vardera. Ingen rangordning, utan en ort har bara en leverantör men leverantörerna kan ha avtal för flera orter.

Nu har vi haft problem med två av leverantörerna under längre tid, till viss del grund i att de missförstått underlaget från första början och "räknat bort sig". De två andra leverantörerna är nöjda och vi är nöjda med deras insats. Avtalet har löpt i snart två år och nu är det dags att ta beslut om förlängning.

Vi vill förlänga med de två leverantörer som det fungerar med och inte förlänga med de två andra utan gå ut i en kompletteringsupphandling för de två optionsår som nu är kvar av det ursprungliga avtalet.

Får vi göra så?

Hej Camilla,

Det är en intressant fråga du ställer. Det finns många olika parametrar att ta hänsyn till. Det finns ett rättsfall som handlar om just frågan att förlänga ett ramavtal men där förlängning inte görs med alla leverantörer. I Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 1355–15 kom kammarrätten fram till att det var tillåtet att förlänga ett ramavtal med endast två av tre leverantörer. I det aktuella fallet ansåg dock SKL Kommentus Inköpscentral AB att det redan förelåg skäl att häva avtalet med den leverantör som man senare inte förlängde ramavtalet med.

Det som kan vara värt att nämna i sammanhanget är att det är en viss skillnad mellan att inte förlänga ett avtal och att häva ett avtal eftersom de olika alternativen ges olika rättsverkningar. Vid en hävning ska som huvudregel prestationerna återgå, om så är möjligt. Motsvarande gäller alltså inte om ett avtal inte förlängs.

En utgångspunkt är att den upphandlande myndigheten inte får använda ett ramavtal på ett otillbörligt sätt som förhindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen. Att förlänga avtalet med endast vissa av de antagna leverantörerna kan stå i strid med likabehandlingsprincipen beroende på hur förutsättningarna ser ut i det enskilda fallet.

Ett avtal får inte normalt sett heller ändras så att den ekonomiska jämvikten ändras till förmån för den leverantör som tilldelats kontraktet. Om flera leverantörer har tilldelats ett ramavtal med samma kontraktsföremål kan det frågas om en den ekonomiska jämvikten ändras till förmån för de leverantörer som är kvar efter en förlängning om inte förlängningen görs med samtliga leverantörer.

Med anledning av ovanstående finnas en viss oklarhet om vilka åtgärder från den upphandlande myndigheten som kan anses vara en otillbörlig användning av ett ramavtal, eller vilka åtgärder som den upphandlande myndigheten kan genomföra utan att de står i strid med lagstiftningen.

Vad gäller frågan om en kompletteringsupphandling och möjligheten till en sådan kan villkoren i de redan ingångna avtalen begränsa möjligheten till att ingå ytterligare avtal med andra leverantörer som omfattar samma kontraktsföremål. Man måste därför se över vilket utrymme det finns civilrättsligt att kunna gå utanför redan ingångna avtal. En annan fråga som aktualiseras i ett sådant fall är frågan om parallella ramavtal. Lagligheten och lämpligheten att använda parallella ramavtal är något som diskuteras nu och då. I praktiken kan det uppstå situationer där ramavtal används parallellt men ur leverantörsperspektivet är det inte särskilt önskvärt eftersom det minskar förutsebarheten av i vilken utsträckning ett aktuellt avtal kan komma att nyttjas.

Källhänvisningar
17 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – ett avtal får inte normalt sett heller ändras så att den ekonomiska jämvikten ändras till förmån för den leverantör som tilldelats kontraktet.

Med vänlig hälsning

Hej och tack för svar!

I det här fallet är det inte flera leverantörer som har ramavtal för samma kontraktsföremål. Ja, det är samma tjänst, men kontraktsföremålen är skilda åt genom att det är olika orter. Ramavtalen är alltså tecknade per ort och tilldelade per ort, men upphandlade i samma upphandling.

I SKI-avtalet (trygghetslarm) så var avropsordningen förnyad konkurrensutsättning, så där kan jag förstå att det kan ändra den ekonomiska jämvikten. Men i vårt fall finns det ingen sån avropsordning, det är en leverantör per kontraktsföremål, det vill säga per ort.

Hej Camilla,

Givetvis kan förutsättningarna i det enskilda fallet påverka utrymmet av handlingsmöjligheter för en upphandlande myndighet.

Med vänlig hälsning

Hej,

Om omständigheterna är de omvända. Vi har tre leverantörer som blivit tilldelade var sitt geografiska område för samma tjänst. När den upphandlande myndigheten vill förlänga ramavtalet 1 år för samtliga finns det alltså en leverantör som inte vill förlänga ramavtalet. Vad kan vi som upphandlande myndighet då behöva tänka på?

I det upphandlande kontraktet finns en förlängningsoption på 1 år där den upphandlande myndigheten har en ensidig rätt att förlänga ramavtalet. Leverantören har därmed inte en rätt att neka förlängningen rent civilrättslig, men det är samtidigt inte önskvärt för den upphandlande myndigheten att ingå en 1 årig förlängning med en leverantör som uppenbarligen inte längre vill vara leverantör för oss.

Om vi godkänner att inte förlänga ramavtalet med leverantören som inte vill förlänga ramavtalet, då måste vi ju lösa situationen avseende behovet av tjänsterna för den ort som nu inte har någon leverantör. Om vi skulle erbjuda de två återstående leverantörerna 50/50 så ändras väl den ekonomiska jämnvikten?

Hej Klara,

Att den ekonomiska jämvikten ändras borde vara mer relevant i situationer där flera leverantörer finns med i ett och samma ramavtal, eller där villkor i avtalet ändras som innebär en ekonomisk fördel till leverantören. Det kan ifrågasättas om endast en ren volymökning av ett avtalsföremål kan anses ändra den ekonomiska jämvikten mellan avtalsparterna. Att den ekonomiska jämvikten inte får ändras, och att ett avtals omfattning inte får utvidgas betydligt, utgör två separata omständigheter för när en ändring är att betrakta som väsentlig och därmed otillåten, se 17 kap. 14 § punkterna 2 och 3 LOU. Volymökningen i ditt exempel skulle snarare kunna innebära att avtalens respektive omfattning utvidgas betydligt. Vilka omständigheter som kan rymmas inom respektive punkt får i slutändan avgöras i rättstillämpningen.

I det exempel du beskriver så skulle upplägget innebära att erbjudandet till de återstående leverantörerna behöver ske genom ändring av de befintliga avtalen med dessa leverantörer, med stöd av någon av ändringsbestämmelserna i 17 kap. 9–14 §§ LOU. Om de planerade ändringarna inte ryms inom någon av ändringsbestämmelserna återstår det att avgöra om behovet kan tillgodoses genom en direktupphandling, eller om en annonserad upphandling behöver genomföras.

Vilka möjligheter och handlingsalternativ som finns måste bedömas utifrån omständigheterna i varje enskilt fall. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Om du är i behov av juridisk rådgivning i ett enskilt fall rekommenderar vi att du kontaktar en jurist, antingen inom den egna organisationen, eller på den privata marknaden.

Källhänvisningar

• 17 kap. 9–14 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – bestämmelser om ändringar av kontrakt och ramavtal
• 19 a kap. 2–6 §§ LOU – i vilka situationer som en direktupphandling får användas
• 6 kap. 12–19 §§ LOU – i vilka situationer som ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering får användas.

Med vänlig hälsning,